Tapahtuma on selkeä esimerkki projektityöstä. Projektin aloitus tapahtuu tilanteessa, jossa asiakkaallamme on selkeästi tiedossa viesti ja kohderyhmä. Tällöin tilaajalle muodostunut käsitys, että kohtaaminen livetilanteessa olisi tuloksellisin tapa lähestyä kohderyhmää ja saavuttaa viestille asetetut tavoitteet. Kohtaaminen mahdollistaa paitsi viestin tehokkaan välittämisen, myös jatko toimenpiteistä sopimisen. Kohtaamisen mahdollisuutena on henkilösidonnaisuuden synnyttäminen, joka periaatteessa täytyisi olla jokaisen tapahtuman tavoite. Kohtaaminen syntyy harvoin itsestään. Harmittavan usein se jää tyystin syntymättä.

Projektinhallinnan monet vaiheet toteutuvat itse tapahtumassa. Kaikki mikä siihen saakka on tehty, ulosmitataan tapahtumassa ja sen vaikuttavuudessa kohderyhmään. Vaikuttavuuden mittaaminen on tuloksien kannalta välttämätöntä. Emme voi olettaa tuloksia tapahtuman jälkeen toteutettavista jatkotoimenpiteistä, jos emme tiedä, miten tapahtuma on kohderyhmään vaikuttanut. Tulosten laadukas mittaaminen on siis koko tapahtumaviestinnän keskiössä.

Kun loppuasiakkaamme tulee tapahtumaan, hän näkee ja kokee juuri haluamamme asiat. Toivomme, että asiakkaamme käyttämä aika on ollut tehokasta ja tuloksellista. Tapahtumatuottajan tehtävänä on puitteiden lisäksi viedä sisältö kohderyhmää kiinnostavalle tasolle ja varmistaa kohtaaminen. Kohtaamisen varmistaminen ei ole nykyisessä informaatiotulvassa itsestäänselvyys. Kutsumamme henkilön huomio voi olla samanaikaisesti useassa objektissa ja hänen huomiostaan voi taistella monia päällekkäisiä viestejä. Tästä johtuen on välttämätöntä, että jokaisessa tapahtumassa mahdollistetaan asiakkaan ja kohderyhmän kohtaaminen henkilötasolla. Kohtaamisen kynnystä pyritään madaltamaan agendaan liittyvien toimenpiteiden avulla.

Usein ne toimenpiteet, joita tapahtumavieras ei näe, vaikuttavat nimenomaan edellä mainittujen asioiden toteutumiseen. Tapahtuman rakentamisen lisäksi tuotanto toteuttaa merkittävän määrän asioista varmistaakseen sen, että viesti välittyy laadukkaasti ja tehokkaasti. Myös elämyksellisyyden merkitystä ei voi vähätellä. Kokemukset tuottavat muistoja ja muistot ohjaavat tunnetoimintaamme tehokkaasti.

Tässä ohessa on katsottavaksenne kaksi tapahtumakoostetta. Toinen on asiakas- ja kokemusnäkemys ja toinen on kurkistus kulisseihin. Siihen mitä teemme ja siihen mitä ette yleensä näe. Mistä asiakkaamme on valmis meille maksamaan? Mitä ja miten tekemällä voimme tuottaa asiakkaallemme parasta tulosta?

Kurkistus kulisseihin

Asiakas- ja kokemusnäkemys

Kirjoittajana Reijo Karttunen
Funmedia Oy:n omistaja ja perustaja
0400 674 496
dino@funmedia.fi