Minä halusin kutsua sinut. Päätin kutsua sinut ja sinä lupasit! Yes!

Halusin kertoa sinulle jotain mielenkiintoista, tarjota sinulle hyvää ruokaa ja huolehtia ettet ole janoinen. Tein kaikkeni viihtymisesi eteen, olin panostanut tilaan ja tunnelmaan. Kaiken lisäksi halusin yllättää sinut ja keksin keinon! YES, mutta sinä et tullutkaan…

Suomessa järjestetään vuosittain tuhansia tapahtumia ja kohtaamisia, joiden kohderyhmään todennäköisesti sinäkin kuulut. Kutsuja haluaa tavata juuri sinut. Ilman muuta siihen on syynsä. Yleensä kutsuja haluaa näyttää uutta ja antaa tietoa vaikuttaakseen päätöksiisi. Kutsujalla on siis ”ketunhäntä kainalossa” ja hyväksyessäsi kutsun oletat varmasti itsekin saavasi mukavan hetken lisäksi vastinetta käyttämällesi ajalle.

Kun sinä teet päätöksen vastata kutsuun myönteisesti, niin ajattelet mitä todennäköisemmin osallistua tilaisuuteen. Sitten osallistumisesi ylle alkaa kasaantua ”mustia pilviä” ja huomaat, että et vain mitenkään voi priorisoida tapahtumaa kalenteriisi. Unohdat asian ja kenties luet tilaisuudesta kirjoitettuja viestejä somessa ja saatatpa katsoa jälkeenpäin tilaisuudesta koostettua materiaaliakin. Kutsujan kannalta on yhdentekevää harmittaako sinua vai oletko hyvilläsi siitä, että et tullutkaan paikalle.

Yleisesti No Show valintaa voidaan tarkastella ainakin kolmelta tulokulmalta: eettiseltä, ekologiselta ja ekonomiselta.

Eettinen:
Viittaan ensimmäiseen kirjoittamaani kappaleeseen ja yleiseksi luokiteltuihin käyttäytymisetiketteihin ja viimekädessä ihan vaan empatian, sympatian ja huomaavaisuuden henkilökohtaiseen huoneentauluun.

Ekologinen:
Keskimääräisessä b2b tai b2c yritystapahtumassa hiilidioksidipäästöt ovat n. 6-10 tonnia. Valtaosa päästöistä koostuu tarjottavasta ruoasta ja juomasta, painotuotteista, liikenteestä ja sen sivutuotteista ja tapahtumatilan energiankulutuksesta. Kun sinä et tulekaan, kaikki sinua varten varatut materiaalit jäävät jakamatta, ruokasi ja juomasi menee jätteeksi ja sen valmistaminenkin oli ekologisesti täysin turhaa. Tapahtumatilaan on varattu myös sinua varten omat neliöt, istumapaikka, ehkä paikka myös kulkuneuvollesi. Sitä ei voi antaa toiselle, koska minä oletan sinun tulevan.

Ekonominen:
Kun kohderyhmiä kutsutaan paikalle, niin tapahtuman budjetti lasketaan hyvin usein henkilöperusteisesti. Lähtökohtaisesti ajatellaan, paljonko kutsuja sijoittaa kutsuttavaan/ henkilö. Suuri osa kuluista syntyy tarjoiluista, tilakustannuksista, tapahtuman sisällön kustannuksista ja tilaisuuden markkinointi ja järjestelykustannuksista. Nämä kustannukset jaetaan osallistuneiden kesken. Tässä on henkilökohtainen tilaisuuden ekonomia. Jos tilaisuuteen olisi pääsylippu, kulujen kattaminen tapahtuisi edellisten perustein. Kun sinä et tulekaan, minä en voi kutsua puolestasi jotain toista, joka kenties olisi tullut hyvin mielellään, mikäli tilaa olisi ollut. Kun sinä et tule, niin minun tilassani on tyhjä paikka, jossa joku istuisi mielellään. Joku myös todennäköisesti nauttisi mielellään tästä tarjoilusta, joka keskimäärin tapahtumissa kustantaa 65-95 euroa. Ehkä tärkeimpänä, minulla oli sinulle asiaa ja kerrottavana sellainen viesti, jonka halusin nimenomaan sinulle kertoa. Halusin, että olisit henkilökohtaisesti paikalla.

Myös tulevaisuudessa ajanhallinta on yksi suurimmista haasteistamme. Ajan hallintaan sisältyy myös vastuu siitä, että emme ylen määrin hallitse omalla ajankäytöllämme toistemme aikaa. Jos et ehdi päiväkotiin ajoissa, ilmoita, että lapsesi ja päiväkodin henkilökunta ei huolestu. Jos et tule yöksi kotiin,  ilmoita puolisollesi tai läheisellesi missä olet. Jos et pääse tilaisuuteen johon sinut on kutsuttu, ilmoita järjestäjälle. Se on yhtä tärkeää, kuin että ilmestyt paikalle hyvässä järjestyksessä intoa puhkuen.

Kirjoittajana Reijo Karttunen
0400 674 496
dino@funmedia.fi