Uusi EU:n tietosuoja-asetus GDPR (General Data Protection Regulation) on saanut vipinää kinttuihin! Koska olemme suomalaisia, teemme asian huolella ja tosissaan. Niin myös me Funmedialla olemme koonneet ohjeistuksen henkilötietojen käsittelytavoista ja -tarpeista meitä itseämme ja asiakkaitamme varten. Toki myös, koska laki meitä ja muita siihen velvoittaa. Millaisia rekistereitä meillä Funmedialla sitten on?

Tapahtuma ei ole mitään ilman ihmisiä! Tunnelma, viihtyminen ja lämminhenkisyys on aina meidän ihmisten aikaan sama tunne ja muisto. Tarvitaan siis kutsuttavia tapahtumakävijöitä! Kutsuprosessilla erityisen tärkeä rooli tapahtuman onnistumisen kannalta.

Tapahtuma-alan ammattilaisina toteutamme usein kutsuprosesseja asiakkaan kutsulistoille. Kutsuprosessista syntyy henkilörekisterejä eri toimijoiden ja toimintojen tarpeisiin mm.

  • kutsuttavien listat kutsupostituksiin (paperinen tai sähköinen kutsu)
  • ilmoittautumislista kävijähallinnalle ja mainostoimistolle nimikorttien työstöön
  • ruokavaliotiedot cateringille
  • osallistujatiedot CRM:än ja palautekyselyjen lähetyksiin
  • yhteydenottopyynnöt, tilaukset ym. asiakaspalveluun

Huomioitavaa on, että tapahtumajärjestäjä on rekisterinpitäjä eli omistaja ja Funmedia vain tietojen väliaikainen käsittelijä. Funmedialla tapahtuman henkilötietoja käsittelee vain projektin vastuutuottaja. Kaikkien työntekijöidemme kanssa on työsuhteen somisen yhteydessä laadittu salassapitositoumus.

Minimointi

Tapahtumatoimistot käyttävät useita alihankkijoita tapahtumaprojekteihin. Henkilötietoja käsittelevien tai muuta arkaluontoista materiaalia käsittelevien alihankkijoiden kanssa on solmittu salassapitositoumus Funmedian ja alihankkijan välille. Sopimus voidaan tehdä tarvittaessa myös kutsujayrityksen ja alihankkijan välille. Suosittelemmekin henkilötietojen tarpeettoman leviämisen takia henkilötietolistoja välitettävän rekisterin omistajalta rekisteriä käsittelevälle taholle ilman Funmedian välissä oloa. Toki Funmedia välittää salasanasuojatut listat alihankkijoille asiakkaan näin halutessa.

Ilmoittautumisprosessissa ilmoittautuja joutuu antamaan henkilötietojaan. Me Funmedialla pyydämme ilmoittautumisen yhteydessä vain minimimäärän henkilötietoja koskien kyseistä tapahtumaa. Tiedot on nähtävä salatun online linkin kautta. Tietoja ei koskaan kerätä markkinointitarkoituksiin ilman asianosaisen hyväksyntää.

Kertakäyttötavaraa

Funmedia rajoittaa henkilökuntansa pääsyä henkilötietoihin. Henkilötietoihin pääsee käsiksi vain henkilöt, joilla on riittävät valtuudet ja määritelty tarve tietää ja/tai työstää henkilötietoja. Henkilötietolistoja ei koskaan tallenneta Funmedian koko henkilökunnan käyttämälle pilvipalvelualustalle, vaan pääsyoikeus listoihin on vain vastuutuottajalla projektin tarvittavan ajan. Kaikki tapahtuman kävijöitä koskevat henkilötiedot poistamme järjestelmistämme tapahtuman jälkeen. Ennen poistoa rekistereistä tallennamme omaan arkistoomme vain henkilö- ja kappalemäärät vertaillaksemme kehitystä menneiden ja tulevien tapahtumien välillä.

Olethan yhteydessä, jos heräsi kysymyksiä!

Kirjoittanut Kirsi Kytökorpi
Development Director
040 581 2591
kirsi@funmedia.fi

 

FAKTA
Uusi tietosuoja-asetus astui voimaan jo 25.5.2016 mutta kahden vuoden siirtymäaika loppuu 25.5.2018. Tällöin säädöksiä tulee noudattaa täysimääräisesti.