Category

Blogi

Tapahtuman kaksi puolta

By | Blogi

Tapahtuma on selkeä esimerkki projektityöstä. Projektin aloitus tapahtuu tilanteessa, jossa asiakkaallamme on selkeästi tiedossa viesti ja kohderyhmä. Tällöin tilaajalle muodostunut käsitys, että kohtaaminen livetilanteessa olisi tuloksellisin tapa lähestyä kohderyhmää ja saavuttaa viestille asetetut tavoitteet. Kohtaaminen mahdollistaa paitsi viestin tehokkaan välittämisen, myös jatko toimenpiteistä sopimisen. Kohtaamisen mahdollisuutena on henkilösidonnaisuuden synnyttäminen, joka periaatteessa täytyisi olla jokaisen tapahtuman tavoite. Kohtaaminen syntyy harvoin itsestään. Harmittavan usein se jää tyystin syntymättä.

Projektinhallinnan monet vaiheet toteutuvat itse tapahtumassa. Kaikki mikä siihen saakka on tehty, ulosmitataan tapahtumassa ja sen vaikuttavuudessa kohderyhmään. Vaikuttavuuden mittaaminen on tuloksien kannalta välttämätöntä. Emme voi olettaa tuloksia tapahtuman jälkeen toteutettavista jatkotoimenpiteistä, jos emme tiedä, miten tapahtuma on kohderyhmään vaikuttanut. Tulosten laadukas mittaaminen on siis koko tapahtumaviestinnän keskiössä.

Kun loppuasiakkaamme tulee tapahtumaan, hän näkee ja kokee juuri haluamamme asiat. Toivomme, että asiakkaamme käyttämä aika on ollut tehokasta ja tuloksellista. Tapahtumatuottajan tehtävänä on puitteiden lisäksi viedä sisältö kohderyhmää kiinnostavalle tasolle ja varmistaa kohtaaminen. Kohtaamisen varmistaminen ei ole nykyisessä informaatiotulvassa itsestäänselvyys. Kutsumamme henkilön huomio voi olla samanaikaisesti useassa objektissa ja hänen huomiostaan voi taistella monia päällekkäisiä viestejä. Tästä johtuen on välttämätöntä, että jokaisessa tapahtumassa mahdollistetaan asiakkaan ja kohderyhmän kohtaaminen henkilötasolla. Kohtaamisen kynnystä pyritään madaltamaan agendaan liittyvien toimenpiteiden avulla.

Usein ne toimenpiteet, joita tapahtumavieras ei näe, vaikuttavat nimenomaan edellä mainittujen asioiden toteutumiseen. Tapahtuman rakentamisen lisäksi tuotanto toteuttaa merkittävän määrän asioista varmistaakseen sen, että viesti välittyy laadukkaasti ja tehokkaasti. Myös elämyksellisyyden merkitystä ei voi vähätellä. Kokemukset tuottavat muistoja ja muistot ohjaavat tunnetoimintaamme tehokkaasti.

Tässä ohessa on katsottavaksenne kaksi tapahtumakoostetta. Toinen on asiakas- ja kokemusnäkemys ja toinen on kurkistus kulisseihin. Siihen mitä teemme ja siihen mitä ette yleensä näe. Mistä asiakkaamme on valmis meille maksamaan? Mitä ja miten tekemällä voimme tuottaa asiakkaallemme parasta tulosta?

Kurkistus kulisseihin

Asiakas- ja kokemusnäkemys

Kirjoittajana Reijo Karttunen
Funmedia Oy:n omistaja ja perustaja
0400 674 496
dino@funmedia.fi

Viesti edellä: Case Nordea Rahastopäivä

By | Blogi

Nordean eri osastojen kanssa olemme yhdessä rakentaneet tapahtumakulttuuria jo yli kymmenen vuoden ajan. Pitkä yhteinen historia luo työntekoomme luottamusta, joka näkyy rohkeutena uudistua ja toteuttaa uudet ideat. Pitkään jatkunut yhteistyö on kasvattanut meidät funmedialaiset Nordean brändiviestin virtuooseiksi, joten pystymme omalla tieto-taidolla rikastuttamaan tapahtumien sisältöjä hyvin itsenäisesti. Millaisia huomioita nousee esille tapahtumissa, missä viesti on suuressa roolissa? Seuraavassa viisi nostoa Nordean Rahastopäivän viestin kerronnasta.

  1. Asiakaslähtöisyys
    Nordean Rahastopäivä rakentuu vahvasti ajankohtaisen viestin ympärille. Viesti ei yksinomaa puhututa pankki- ja sijoitusalaa, vaan valitun kattoteeman tulee olla merkittävä koko yhteiskunnallisesti. Ytimessä on aina kuulija: Mikä asiakkaita kiinnostaa?
  2. Viestin rooli osana osallistumispäätöstä
    Rahastopäivässä viestin kerronta aloitetaan kutsuprosessissa. Vahvalla visuaalisella ilmeellä ja kuvakielellä on iso merkitys mielikuvien luonnissa. Mielikuvia vahvistettiin ennen tapahtumaa mm. puhujaesittelyillä, lyhytvideoilla ja artikkeleilla. Hyvissä ajoin annettu informaatio luo vahvan lupauksen ohjelmasisällöstä ja edesauttaa ilmoittautumisprosessia. Mitä tarkemmin kutsu vastaa ohjelmasisältöä, sitä todennäköisemmin tapahtumalla ylität vieraidesi odotukset.
  3. Kerrontatapa
    Rahastopäivässä mietitään tarkasti, mitä halutaan ihmisten muistavan tapahtuman jälkeen. Ihmisellä on rajallinen kyky omaksua uutta tietoa, joten on tärkeä fokusoida ja konkretisoida sanoma. Viestinkerronnassakin vähemmän on enemmän ja toisto tosiaan on opintojen äiti. Herätä mielenkiinto, alusta, kerro, koosta ja muistuta. Asiasisältöä toistava käsikirjoitus lipuu ohjelmassa eteenpäin luontevasti ammattimoderoijan vetämänä ja huippupuhujien maustamina.
  4. Suora puhe
    Tämän vuoden Teknologia vs ihminen -teema oli odotetusti hitti! Vahvasti digitalisoitunut pankkimaailma tarttui uskaliaasti aiheeseen vastaamalla kuulijoiden tiukkoihin kysymyksiin mm. pankkivirkailijoiden korvaamisesta roboteilla. Rahastopäivä on tapahtuma, jossa ei hyssytellä eikä lakaista vaikeita asioita maton alle. Asiakkaat ansaitsevat kuulla asiat suoraan!
  5. Elämys viestin vahvistajana
    Viestin ympärille rakennettu elämys ei vain vahvista positiivista brändimielikuvaa, vaan myös tukevoittaa itse sanomaa ja sen muistamista tapahtuman jälkeen. Tunne on siis tärkeä osa viestintää ja kävijäkokemuksen kokonaiskuvaa. Rahastopäivässä teknologiaviestiä syvennettiin mm. robottien avulla sekä futuristisilla esiintyjävalinnoilla.

TAUSTAA:
Nordean Rahastopäivä on vuosittain järjestettävä asiakastilaisuus sijoitusyhtiön asiakkaille. Vuonna 2018 Teknologia vs ihminen -teema keräsi yhteen reilu 2000 vierasta Helsingin Kaupunginteatteriin. Tapahtuma toteutettiin hiilineutraalisti eli päästöt on kompensoitu Euroopan päästökaupasta.

Kirjoittanut Kirsi Kytökorpi
Development Director
040 581 2591
kirsi@funmedia.fi

Sinä lupasit tulla, mutta et tullutkaan

By | Blogi

Minä halusin kutsua sinut. Päätin kutsua sinut ja sinä lupasit! Yes!

Halusin kertoa sinulle jotain mielenkiintoista, tarjota sinulle hyvää ruokaa ja huolehtia ettet ole janoinen. Tein kaikkeni viihtymisesi eteen, olin panostanut tilaan ja tunnelmaan. Kaiken lisäksi halusin yllättää sinut ja keksin keinon! YES, mutta sinä et tullutkaan…

Suomessa järjestetään vuosittain tuhansia tapahtumia ja kohtaamisia, joiden kohderyhmään todennäköisesti sinäkin kuulut. Kutsuja haluaa tavata juuri sinut. Ilman muuta siihen on syynsä. Yleensä kutsuja haluaa näyttää uutta ja antaa tietoa vaikuttaakseen päätöksiisi. Kutsujalla on siis ”ketunhäntä kainalossa” ja hyväksyessäsi kutsun oletat varmasti itsekin saavasi mukavan hetken lisäksi vastinetta käyttämällesi ajalle.

Kun sinä teet päätöksen vastata kutsuun myönteisesti, niin ajattelet mitä todennäköisemmin osallistua tilaisuuteen. Sitten osallistumisesi ylle alkaa kasaantua ”mustia pilviä” ja huomaat, että et vain mitenkään voi priorisoida tapahtumaa kalenteriisi. Unohdat asian ja kenties luet tilaisuudesta kirjoitettuja viestejä somessa ja saatatpa katsoa jälkeenpäin tilaisuudesta koostettua materiaaliakin. Kutsujan kannalta on yhdentekevää harmittaako sinua vai oletko hyvilläsi siitä, että et tullutkaan paikalle.

Yleisesti No Show valintaa voidaan tarkastella ainakin kolmelta tulokulmalta: eettiseltä, ekologiselta ja ekonomiselta.

Eettinen:
Viittaan ensimmäiseen kirjoittamaani kappaleeseen ja yleiseksi luokiteltuihin käyttäytymisetiketteihin ja viimekädessä ihan vaan empatian, sympatian ja huomaavaisuuden henkilökohtaiseen huoneentauluun.

Ekologinen:
Keskimääräisessä b2b tai b2c yritystapahtumassa hiilidioksidipäästöt ovat n. 6-10 tonnia. Valtaosa päästöistä koostuu tarjottavasta ruoasta ja juomasta, painotuotteista, liikenteestä ja sen sivutuotteista ja tapahtumatilan energiankulutuksesta. Kun sinä et tulekaan, kaikki sinua varten varatut materiaalit jäävät jakamatta, ruokasi ja juomasi menee jätteeksi ja sen valmistaminenkin oli ekologisesti täysin turhaa. Tapahtumatilaan on varattu myös sinua varten omat neliöt, istumapaikka, ehkä paikka myös kulkuneuvollesi. Sitä ei voi antaa toiselle, koska minä oletan sinun tulevan.

Ekonominen:
Kun kohderyhmiä kutsutaan paikalle, niin tapahtuman budjetti lasketaan hyvin usein henkilöperusteisesti. Lähtökohtaisesti ajatellaan, paljonko kutsuja sijoittaa kutsuttavaan/ henkilö. Suuri osa kuluista syntyy tarjoiluista, tilakustannuksista, tapahtuman sisällön kustannuksista ja tilaisuuden markkinointi ja järjestelykustannuksista. Nämä kustannukset jaetaan osallistuneiden kesken. Tässä on henkilökohtainen tilaisuuden ekonomia. Jos tilaisuuteen olisi pääsylippu, kulujen kattaminen tapahtuisi edellisten perustein. Kun sinä et tulekaan, minä en voi kutsua puolestasi jotain toista, joka kenties olisi tullut hyvin mielellään, mikäli tilaa olisi ollut. Kun sinä et tule, niin minun tilassani on tyhjä paikka, jossa joku istuisi mielellään. Joku myös todennäköisesti nauttisi mielellään tästä tarjoilusta, joka keskimäärin tapahtumissa kustantaa 65-95 euroa. Ehkä tärkeimpänä, minulla oli sinulle asiaa ja kerrottavana sellainen viesti, jonka halusin nimenomaan sinulle kertoa. Halusin, että olisit henkilökohtaisesti paikalla.

Myös tulevaisuudessa ajanhallinta on yksi suurimmista haasteistamme. Ajan hallintaan sisältyy myös vastuu siitä, että emme ylen määrin hallitse omalla ajankäytöllämme toistemme aikaa. Jos et ehdi päiväkotiin ajoissa, ilmoita, että lapsesi ja päiväkodin henkilökunta ei huolestu. Jos et tule yöksi kotiin,  ilmoita puolisollesi tai läheisellesi missä olet. Jos et pääse tilaisuuteen johon sinut on kutsuttu, ilmoita järjestäjälle. Se on yhtä tärkeää, kuin että ilmestyt paikalle hyvässä järjestyksessä intoa puhkuen.

Kirjoittajana Reijo Karttunen
0400 674 496
dino@funmedia.fi

Case Normet: brändin jalkautus

By | Blogi

Aikaa ja sitoutumista vaativa brändin rakentaminen on pitkä prosessi. Onnistuneesti rakennettu brändi erottaa yrityksen selkeästi kilpailijoistaan ja synnyttää asiakkaille haluttuja mielikuvia ja kertoo yrityksen toimintamallista. Mikäli tähän päästäisiin, tulee brändi myös onnistuneesti jalkauttaa yrityksen sisällä ja ulkona niin henkilökunnalle, asiakkaille kuin myös sidosryhmille. Brändin jalkauttamisessa suunnitelmat siirretään osaksi yrityksen jokapäiväistä toimintaa. Asiakkaat kokevat brändin aidosti, kun henkilökunta sitoutuu brändiin ja toimii sen mukaisesti.

Normet päätti esitellä laajan brändiuudistuksen tapahtuman keinoin. Tapahtuman avulla Normet pystyi jakamaan saman viestin organisaation henkilöstölle yhtäaikaisesti ja mahdollistamaan avoimen keskustelun uudistuksista.

Normetin henkilökuntaa ympäri maailmaa kerääntyivät kaksipäiväiseen NorMeeting -tapahtumaan yrityksen kotipaikkakunnalle Iisalmeen. Brändin jalkautus aloitettiin seminaareissa käymällä läpi koko strategia niin palveluista, tuotteista, visiosta, brändistä, toimitusketjuun asti. Koko tilaisuus pidettiin avoimena vuorovaikutukselle puhujien ja yleisön välillä ja brändin jalkautusta vahvistettiin yhdessä tekemisellä kuten ryhmä workshopeilla, tuoteperheiden esittelyillä, inspiroivilla vieraspuhujilla, asiakaspuheenvuoroilla ja kokemuksien vaihtamisella. Kaikki pääsivät kuulemaan uudesta brändistä, mutta ennen kaikkea myös kehittämään, vaikuttamaan ja keskustelemaan brändiuudistuksen myötä muutoksista arkipäiväisiin toimintatapoihin. Tehokkaan ja onnistuneen kaksipäiväisen kokonaisuuden jälkeen tilaisuuden päätti iltajuhla, jossa koko ryhmä pääsi nauttimaan toistensa seurasta, viihteestä ja vaihtamaan ajatuksia tulevasta.

Osallistujien suusta:

“We got what we came for and the expectations were fulfilled”

“Getting to know each other and exchange experiences was highly appreciated”

“Interesting to see strategies of all business lines also passion of the team and trust in leadership of the company”

“It gave me quite clear targets which I can bring to more detailed level. Now I need to sell this concept across the team.”

Taustaa
Normet on suomalainen 55 vuoden kokemuksen omaava maanalaisten kaivosten ja tunneleiden rakentamiseen tarvittavien laitteiden kehittämisestä, tuotannosta ja myynnistä palveleva yritys. Lisäksi Normet tarjoaa rakennuskemikaaleja, asiakasprosesseja tehostavia kokonaisratkaisuja sekä moninaisia palveluja laitteiden huoltoon ja käyttöön sekä maanalaisen rakentamisen prosesseihin. Normetista on tullut yksi markkinoiden johtavista yrityksistä. Alunperin Iisalmesta lähtöisin oleva Normet työllistää nykyään yli 900 alan ammattilaista, jotka toimivat 28:ssa eri maassa ja yli 40:ssä eri toimipisteessä. Normeeting on vakiinnuttanut paikkansa tiukkana sisältötapahtumana.

Kirjoittanut Saija Lindberg, Normeeting projektin vastuutuottaja 
050 326 0691
saija@funmedia.fi

GDPR – kuuminta hottia!

By | Blogi

Uusi EU:n tietosuoja-asetus GDPR (General Data Protection Regulation) on saanut vipinää kinttuihin! Koska olemme suomalaisia, teemme asian huolella ja tosissaan. Niin myös me Funmedialla olemme koonneet ohjeistuksen henkilötietojen käsittelytavoista ja -tarpeista meitä itseämme ja asiakkaitamme varten. Toki myös, koska laki meitä ja muita siihen velvoittaa. Millaisia rekistereitä meillä Funmedialla sitten on?

Tapahtuma ei ole mitään ilman ihmisiä! Tunnelma, viihtyminen ja lämminhenkisyys on aina meidän ihmisten aikaan sama tunne ja muisto. Tarvitaan siis kutsuttavia tapahtumakävijöitä! Kutsuprosessilla erityisen tärkeä rooli tapahtuman onnistumisen kannalta.

Tapahtuma-alan ammattilaisina toteutamme usein kutsuprosesseja asiakkaan kutsulistoille. Kutsuprosessista syntyy henkilörekisterejä eri toimijoiden ja toimintojen tarpeisiin mm.

  • kutsuttavien listat kutsupostituksiin (paperinen tai sähköinen kutsu)
  • ilmoittautumislista kävijähallinnalle ja mainostoimistolle nimikorttien työstöön
  • ruokavaliotiedot cateringille
  • osallistujatiedot CRM:än ja palautekyselyjen lähetyksiin
  • yhteydenottopyynnöt, tilaukset ym. asiakaspalveluun

Huomioitavaa on, että tapahtumajärjestäjä on rekisterinpitäjä eli omistaja ja Funmedia vain tietojen väliaikainen käsittelijä. Funmedialla tapahtuman henkilötietoja käsittelee vain projektin vastuutuottaja. Kaikkien työntekijöidemme kanssa on työsuhteen somisen yhteydessä laadittu salassapitositoumus.

Minimointi

Tapahtumatoimistot käyttävät useita alihankkijoita tapahtumaprojekteihin. Henkilötietoja käsittelevien tai muuta arkaluontoista materiaalia käsittelevien alihankkijoiden kanssa on solmittu salassapitositoumus Funmedian ja alihankkijan välille. Sopimus voidaan tehdä tarvittaessa myös kutsujayrityksen ja alihankkijan välille. Suosittelemmekin henkilötietojen tarpeettoman leviämisen takia henkilötietolistoja välitettävän rekisterin omistajalta rekisteriä käsittelevälle taholle ilman Funmedian välissä oloa. Toki Funmedia välittää salasanasuojatut listat alihankkijoille asiakkaan näin halutessa.

Ilmoittautumisprosessissa ilmoittautuja joutuu antamaan henkilötietojaan. Me Funmedialla pyydämme ilmoittautumisen yhteydessä vain minimimäärän henkilötietoja koskien kyseistä tapahtumaa. Tiedot on nähtävä salatun online linkin kautta. Tietoja ei koskaan kerätä markkinointitarkoituksiin ilman asianosaisen hyväksyntää.

Kertakäyttötavaraa

Funmedia rajoittaa henkilökuntansa pääsyä henkilötietoihin. Henkilötietoihin pääsee käsiksi vain henkilöt, joilla on riittävät valtuudet ja määritelty tarve tietää ja/tai työstää henkilötietoja. Henkilötietolistoja ei koskaan tallenneta Funmedian koko henkilökunnan käyttämälle pilvipalvelualustalle, vaan pääsyoikeus listoihin on vain vastuutuottajalla projektin tarvittavan ajan. Kaikki tapahtuman kävijöitä koskevat henkilötiedot poistamme järjestelmistämme tapahtuman jälkeen. Ennen poistoa rekistereistä tallennamme omaan arkistoomme vain henkilö- ja kappalemäärät vertaillaksemme kehitystä menneiden ja tulevien tapahtumien välillä.

Olethan yhteydessä, jos heräsi kysymyksiä!

Kirjoittanut Kirsi Kytökorpi
Development Director
040 581 2591
kirsi@funmedia.fi

 

FAKTA
Uusi tietosuoja-asetus astui voimaan jo 25.5.2016 mutta kahden vuoden siirtymäaika loppuu 25.5.2018. Tällöin säädöksiä tulee noudattaa täysimääräisesti.

Matchmaking-palvelukonseptin ytimessä

By | Blogi

Matchmaking myyntitapahtumia on tuotettu meillä Funmedialla jo vuosia. Olemme matkan varrella muun muassa käyttänyt eri verkostoitumisjärjestelmiä, toteuttanut myyntitapaamisia eri tyylillä ja muuttanut materiaalit kokonaan sähköisiksi. Koska haluamme jatkuvasti kehittyä ja kehittää työtämme, vuorossa oli hioa Matchmaking tapaamisjärjestelmän käyttämisestä oma palvelukonsepti.

Palvelukonseptissamme on otettu huomioon myyntitapahtuman onnistumisen edellytykset:

Kutsuprosessi
Myyntipäivän tarkoituksena on tavata mahdollisimman monta potentiaalista kumppani ja synnyttää euromääräisesti paljon kauppaa. Myyntipäivän panostukselle tulee saada tuottoa! Meille myyntitilaisuuksien onnistumisten suurin tae on laadukkaat ja motivoituneet osallistujat. Yksinkertaistettuna tarjonnan ja tarpeen tulee kohdata, jotta tapaaminen synnyttää kaupan. Matchmaking konsepti perustuu useisiin nopeisiin tapaamisiin eli laadukkaita tapaamiskumppaneita tulee olla monia. Kohdennettu kutsuprossessi ja viestintä luovat tapahtumalle kivijalan ja muuttaa kutsuttavat tapahtumaosallistujiksi.

Helppous ja joustavuus
Tapahtumissa kilpailemme aina ajasta. Päätös osallistua tapahtumaan on jo suuri ajankäytöllinen valinta mutta osallistumispäätös käynnistää myös odotuksia kasvattavan ja tyytyväisyyttä ruokkivan prosessin, joka kulminoituu tapahtumaosallistumiseen. Varsinkin myyntitapahtumissa ennakkotyönmerkitys korostuu. Matchmaking-palvelukonseptimme perustuu yhdessä tekemiseen laadukkaan lopputuloksen takaamiseksi. Laadullistamme kaikkien osallistujien antamat tiedot, jotta vastapuolen on helppo löytää ydinviestit ja tehdä luotettava tapaamispäätös nopeasti. Asiakaspalvelu on yksilöllistä ja nopeasti reagoivaa, sillä pelkkien ohjeiden ja teknisen tuen sijaan osallistujan valtuutuksella mm. korjaamme profiileja suoraan järjestelmään. Me pidämme huolen löydettävyydestä ja riittävästä informaatiosta, jolloin osallistuja voi käyttää ajan ennakkotutustumiseen ja tapaamisten sopimiseen.

Tapahtuma- ja tunneosaaminen
Matchmaking-tapaamiset ovat vain yksi osa tapahtumakokonaisuutta. Myynti on pitkälti tunnepeliä ja oma mieliala vaikuttaa suuresti lopputulokseen. Tapahtumajärjestejällä on tärkeä vastuu synnyttää tapaamisten onnistumisten kannalta tärkeimpiä tunteita. Tarvittavien tunteiden synnyttämiseen tapahtumassa vaikuttavat mm. tilasuunnittelu, viestintä, opastus, aikataulu ja tekninen toteutus. Odotukset täyttävä tapahtuma on meille kunnia-asia, joten haluamme auttaa koko tapahtumaprosessissa.

Lue lisää tapahtumien tunnekokemuksen merkityksellisyydestä ja sen mittaamisesta »

Kirjoittanut Kirsi Kytökorpi
Development Director
040 581 2591
kirsi@funmedia.fi

Matchmaking ABC

By | Blogi

Matchmaking on tapaamiskonsepti, jossa tapahtumapäivä täytetään  ennakkoon sovituilla15-30 minuutin tapaamisilla. Tehokkuus on siis uusi musta! Matchmaking tapaamispäivien hyöty perustuu tutustumiseen ennakkoon, jolloin tapaamisessa voidaan puhua tiukkaa asiaa. Matchmaking-tapaamiskonsepti onkin ehdoton apuväline myynnillisiin tapahtumiin tuomaan tehokkuutta kaupantekoon mutta konsepti mahdollistaa myös muun muassa pienemmän volyymin asiantuntija- ja palvelutapaamiset. Miten siis koko homma toimii?

1. JES, SAIT TIEDON KIINNOSTAVASTA TAPAHTUMASTA! PÄÄTÄT OSALLISTUA TAPAHTUMAAN. 

2. ILMOITTAUDUT TAPAHTUMAAN ANTAMALLA TIETOJA MATCHMAKING JÄRJESTELMÄÄN.
Mitä paremman profiilin teet, sitä helpommin erottaudut eduksesi! Tietoja voi ja kannattaakin päivittää myös ilmoittautumisen jälkeen. Meiltä saat vinkit hurmaavan profiilin tekoon! Palvelukonseptiimme kuuluu profiilien ja tahojen laadun tarkastus, jotta osallistujille varmistetaan mahdollisimman laadukas kumppanivalikoima.

Muista blokata ajat, jolloin et ole käytettävissä. Vastapuoli ei näin turhaan pyydä tapaamista näihin ajankohtiin.

3. TÄÄLLÄHÄN ON MUITAKIN! LAADULLISTAT SINULLE EHDOTETUT TAPAAMISKUMPPANIT. 
Järjestelmä ehdottaa sinulle profiilin tietojen perusteella sinulle parhaimmat tapaamiskumppanit. Katso ne läpi ja etsi uusia potentiaalisia tahoja hakutoiminnoilla. Potentiaaleihin on helppo palata, sillä järjestelmä muistaa viimeksi katsotut profiilit.

4. VALITSET TARPEISIISI PARHAITEN SOPIVAT KUMPPANIEHDOKKAAT JA LÄHETÄT HEILLE TAPAAMISKUTSUT. 
Järjestelmä näyttää kummankin osapuolen vapaat tapaamisajat. Valitse sopivin ajankohta ja lähetä tapaamiskutsu. Tee kutsusta henkilökohtainen kirjoittamalla personoitu viesti. Herätä viestillä vastapuolen mielenkiinto! Matchmaking tapahtumissa nopeus on valttia, joten varmista itsellesi parhaimmat tapaamiskumppanit ja tapaamisajat.

5. ODOTAT VASTAPUOLEN REAGOINTIA: HYVÄKSYMINEN, UUDELLEEN KALENTEROINTI TAI HYLKÄÄMINEN.
Mitä jos vastapuoli ei vastaa? Järjestelmään pystyy asettamaan kutsun voimassaololle ehdon esim. 3 päivää. Näiden päivien jälkeen tapaamisajankohta vapautuu täytettäväksi toisella tapaamiselle. Ole siis aktiivinen osallistuja ja seuraa tapahtuman kehittymistä!

6. KALENTERISI ALKAA TÄYTTYÄ TAPAAMISISTA. HIENOA!
Varmista ennakkotutustuminen virtuaalisesti, jolloin pystyt keskittymään olennaiseen kasvokkain tavatessanne. Pidä itsesi vastapuolen mielessä: lähetä viestejä, kysy lisätietoja, tehkää yhdessä tapaamisellenne selkeä agenda jne. Jää mieleen hyvästä asenteestasi!

7. VALMISTAUDUT TAPAAMISIIN. 
Printtaa tapaamiskalenteri ja tapahtumakartta tai tallenna ne sähköisinä muistiin. Halutessasi voi liittää tapaamiset omaan tuttuun sähköiseen kalenteriisi. Katso tapaamiskumppanisi vielä kertaalleen läpi, kirjaa muistiinpanot ja mieti kokonaisuutta kuten pukeutumista, markkinointimateriaaleja jne. Tarkasta sähköpostisi, sillä järjestelmästä lähetetään viimehetken vinkit tapahtumapäivään.

8. TAPAAT KONTAKTISI SOVITUSSA PAIKASSA SOVITTUUN AIKAAN.
Tapaamiskalenterisi kertoo missä sinun pitää olla mihinkin aikaan ja kuinka pitkä tapaamisesi kesto on. Usein tapahtumissa muistutetaan tapaamisten vaihdosta äänimerkillä.

Pidä järjestelmä käytettävissäsi koko tapahtuman ajan tietokoneella, tabletissa tai mobiilissa, sillä muutokset näkyvät järjestelmässä reaaliaikaisesti. Jos siis joudut perumaan tapaamisen, ilmoita siitä vastapuolelle vapauttamalla tapaamisajankohta muiden käyttöön ja lähettämällä henkilökohtainen viesti. Jätät hyvän kuvan itsestäsi ja mahdollistat toisen tapaamisen.

9. TOTEUTAT SOVITUT TOIMET TAPAHTUMAN JÄLKEEN.
On tärkeää, että palaat tapaamisessa sovittuihin asioihin viimeistään sovittuna ajankohtana. Järjestelmä on auki sovitun ajan tapahtuman jälkeen, joten voitte jatkaa keskustelua halutessanne järjestelmässä. Katso osallistujalista vielä kertaalleen läpi löytääksesi mahdollisia potentiaaleja, jotka eivät mahtuneet kalenteriisi ja kerää talteen tärkeät yhteystiedot. Auttoiko tapahtuma tavoitteesi saavuttamisessa? Ilmoittaudu tulevaan tapahtumaan klikkaamalla profiilinpalautuslinkkiä. Tarkastat vain tietosi ja kirjaat päivitykset. Helppoa!

Tarkastathan sähköpostin ja vastaathan palautekyselyymme. Haluamme jatkuvasti kehittyä kaikessa mitä teemme, joten mielipiteelläsi on todella merkitystä! Haluamme tehdä seuraavista tapahtumista aina edellistä parempia.

 

Millainen Matchmaking tapahtuma toteutettiin ? Lue siitä lisää »

Kirjoittanut Kirsi Kytökorpi
Development Director
040 581 2591
kirsi@funmedia.fi

 

Katso tunnelmia Matchmaking päivästä Matka Workshop Daysta

Ajoitus tunnekokemuksen pääroolissa

By | Blogi

Usein asiakaskokemusta mietittäessä kysymys kääntyy keskusteluun mistä asiakaskokemus oikeastaan alkaa ja mihin se päättyy? Piirrämme asiakaspolkuja ja hahmottelemme kohtaamispisteitä olettaen asiakkaan tarpeita, ajatuksia ja tunteita tuon polun aikana. Mielessä täytyy tietenkin pitää kaikki se, mitä tapahtuu ennen ja jälkeen varsinaisen kokemuksen.

Kävijäpolku -ajatuksen avulla, olemme Funmedialla tarkastelleet meidän tapahtumien kävijöiden polkua ja tunnistaneet kriittisiä pisteitä kävijöiden tunteiden kannalta. Mitkä tapahtumat asiantuntijaseminaarissa, matchmaking -tilaisuudessa tai missä tahansa muussa tilaisuudessa herättävät voimakkaimmat tunteet?

Peak-end -sääntö ehdottaa, että oikeastaan koko tapahtumasta tulemme muistamaan vain kaikista voimakkaimman ja kaikista viimeisimmän asian. Tämän teorian mukaan, meidän on siis käsikirjoitettava tapahtumakokemus niin, että tämä voimakkain ja viimeisin elämys ovat positiivisia ja herättävät niitä tunteita, joita haluamme tapahtumamme herättävän.

Mielenkiintoista muistoissa on kuitenkin se, miten herkästi muistot hämärtyvät ja unohtuvat. Toisaalta taas, miten helposti muistojamme voi manipuloida. Useat tutkimukset ovat osoittaneet, miten henkilöt saadaan muistamaan asioita, joita todellisuudessa ei heille ole tapahtunut. Tämä ei tietenkään ole se ajatus, jonka varaan kannattaa asiakaskokemustaan rakentaa, mutta on hyvä pitää mielessä, miten esimerkiksi jälkimarkkinoinnissa voidaan käyttää hyväksi tätä ajatusta ja vahvistaa positiivisia muistoja, jotta ne kestävät pidempään. Asiakaskokemusta tutkineet asiantuntijat jopa sanovat, että kokemuksen positiivisia asioita alleviivaamalla saadaan asiakkaat parhaassa tapauksessa unohtamaan kokemuksessa mahdollisesti olleet epäonnistumiset. Tai jos näitä ei kokonaan unohdeta, niihin kiinnitetään vähemmän huomiota.

Kirjoittanut Julia Flovèn
CEO, VibeVision -tunnemittarin kehittäjätiimin jäsen
040 1758 531
julia@vibevision.fi

TIESITKÖ?

Tietyt asiantuntijat puhuvat asiakaskokemuksesta itseasiassa asiakkaan muistona saamasta kokemuksestaan. Sillä, miten hienosti tai sulavasti itse kokemus on itseasiassa sujunut ei ole merkitystä, jos asiakas syystä tai toisesta muistaa asian aivan eri tavalla. Mitä voimakkaammat tunteet muistoihin liittyvät, sitä voimakkaampana itse muisto säilyy.

Tunteet liiketoiminnan hyödyiksi

By | Blogi

Nykypäivänä suurin osa liiketoimintaa tekevistä yrityksistä tekee asiakastyytyväisyyskyselyitä mutta tulokset saattavat aiheuttaa lähinnä pään hakkaamista seinään. Harmittavan usein asiakastyytyväisyystutkimukset ovat vain pakkopullaa, josta yritys poimii pelkät rusinat, vaikka ihanteellisesti asiakaskokemus tähtää asiakkaiden aitoon kuulemiseen ja toiminnan kehittämiseen. Oli asiakastyytyväisyyden mittaamisen motiivina mikä tahansa, hyvin usein keskitymme mittaamaan kuitenkin vain osaa asiakkaan kokemuksesta, kiinnittämättä lainkaan huomioon toiseen puolikkaaseen, asiakaskokemuksessa syntyviin tunteisiin.

Liike-elämässä on puhuttu jo pitkään tunteiden merkityksestä asiakkaan motivoinnissa, huomion kiinnittämisessä ja päätöksenteossa. Teemme ostopäätöksiä hyvin vahvasti tunteiden ajamina, jotka myöhemmin haluamme perustella itsellemme rationaalisesti ajatellen.Tiedostaessamme ja ymmärtäessämme asiakkaamme tunteita ymmärrämme myös asiakasta paremmin. Tämä ymmärrys auttaa meitä tavoitteiden asettamisessa ja antaa todellista kilpailuetua.

Sanotaan, että huonon asiakaskokemuksen kokenut asiakas kertoo huonosta kokemuksestaan keskimäärin yhdeksälle tuttavalleen. Yhden menetetyn asiakkaan lisäksi tämä voi tarkoittaa siis yhdeksän potentiaalisen asiakkaan menetystä. Ja kaikki tiedämme, että myynti olemassa oleville asiakkaille on helpompaa ja tehokkaampaa kuin uusien asiakkaiden houkuttelu. Suosittelun merkitys on eittämättä liiketoiminnan kannalta merkittävää. Jos tämä kaikista voimakkain markkinoinnin keino on riippuvainen tarjoamamme asiakaskokemuksen laadusta, ei asiakaskokemusta voi jättää sattuman varaan.

Emme voi olettaa asiakkaan mieltymyksiä ja mielipiteitä, vaan meidän on kysyttävä niitä! Aivan. Meidän, hiljaisten ja jokseenkin introverttien suomalaisten on mentävä asiakkaan luokse ja kysyttävä. Ja kaiken lisäksi puhuttava vielä tunteista.

Kirjoittanut Julia Flovèn
CEO, VibeVision -tunnemittarin kehittäjätiimin jäsen
040 1758 531
julia@vibevision.fi

TIESITKÖ?

Forresterin tutkimuksen mukaan USA:ssa 72% yrityksistä on nostanut asiakaskokemuksen liiketoimintansa kehittämisen keskiöön vuonna 2017.
New Voice Median mukaan, pelkästään Yhdysvalloissa yritykset menettävät yli 62 miljardia dollaria huonon asiakaskokemuksen myötä.

Tunteet kävijäkokemuksen mittarina

By | Blogi

Tapahtumajärjestämisen lähtökohta on, että tapahtuma tuottaa arvoa sidosryhmilleen ja sitä kautta parantaa yrityksen tulosta. Tapahtuman aikana osallistujille tuotetaan erilaisia elämyksiä ja kohtaamisia, joiden tavoitteena on saada aikaan mm. oppimista, verkostoitumista, synnyttää motivaatiota, yhdistää, sitouttaa sekä informoida.

Me Funmedialla haluamme mahdollistaa parhaat mahdolliset elämykset tapahtumissa, niin järjestäjille kuin tapahtumakävijöillekin. Kävijäkokemusta olemme mitanneet toki aina, mutta 50% asiakas- ja kävijäkokemuksesta muodostuu tunteista, joita aiemmin ei olla pystytty mittaamaan. Ja koska tunteet unohtuvat herkästi, haluamme mitata tunnetta silloin kun se on päällä – tapahtuman aikana.

Juuri tunteet ja niiden tiedostaminen osana tapahtumakävijöiden kokemusta ja brändiin sitoutumista onkin Funmedian työpöydällä nyt. Olemme kehittäneet tunnemittarin ja mittausmenetelmän, joka antaa asiakkaillemme arvokasta tietoa kohderyhmästä oman liiketoimintansa tueksi.

Kilpailuetuna kävijäkokemus

Asiakaskokemus, ja viimeisimpänä myös henkilöstökokemus, on nostettu useassa yrityksessä liiketoiminnan kehittämisen keskiöön viime vuosina. Olennainen osa kokonaisuutta on myös tapahtumien aikana ja kohtaamisissa syntyvä kävijäkokemus. Vaikka me Funmedialla olemmekin erinomaisen kävijäkokemuksen ammattilaisia, haluamme nyt myös mitata sitä entistä kokonaisvaltaisemmin.

Tunteiden tiedostaminen osana kävijäkokemusta antaa yrityksille valtavaa kilpailuetua tapahtumien kehittämisessä ja erityisesti sanoman kohdentamisessa. Kävijäkokemuksen tulokset kertovat, miten innostunutta tai sitoutunutta kuulijakunta todella on tapahtuman viestiin ja brändiin ja antaa kehitysaskeleet tuleville tapahtumille. Kävijäkokemuksen kokonaisvaltainen tunnistaminen tuottaa asiakkaillemme todellista arvoa tunnistaen tyytyväisimmät asiakkaat tai innostuneimmat työntekijät. Konkreettisen datan avulla yritys pystyy parantamaa palvelua tai kehittämään henkilöstöasioita jatkossa entistä paremmiksi.

Kirjoittanut Julia Flovèn
CEO, VibeVision-tunnemittarin kehittäjätiimin jäsen
040 1758 531
julia@vibevision.fi

TAUSTAA

Mielenkiinto VibeVision -tunnemittaria kohtaan ylitti kaikkien odotukset! Tunnemittaria on pilotoitu ensimmäisen kehitysvuotensa aikana 8 kertaa Suomessa ja ulkomailla. Asiakkaitamme ovat mm. Redbull, Nordea, Normet ja Pohjois-Karjalan Kauppakamari.

VibeVision-tunnemittaria on ollut rahoittamassa TEKES, Fiiliksestä fyrkkaa – Liiketoimintaa tietoa, tunnetta ja teknologiaa yhdistämällä 2012–2018 -ohjelma.