Aikaamme kuuluu ajasta kilpaileminen, joten yleiseksi kysymykseksi tapahtumissa onkin noussut hyötynäkökulma: Missä määrin tapahtumaan osallistuminen oli hyvää ajan käyttöä? Opitko uutta, yllätyitkö, verkostoiduitko? Vähimmäisvaatimuksena on täyttää tapahtumakävijän odotukset mutta odotusten ylittämisellä luodaan vasta muistoja. Puitteet, ohjelma ja tarjoilut eivät yksin riitä vaikutukseen, vaan onnistunut kokonaisuus tarvitsee ihmisiä ja ennen kaikkea yhteyttä heidän välillään. Digitalisaation myötä aitojen kohtaamisten tarve onkin huipussaan.

Olen lähiaikoina lukenut paljon tapahtumiemme palautteita ja yhä enenevissä määrin niissä nousee esille oma sekä järjestäjän aktiivisuus tapahtumassa. Kohtaaminen koetaan arvokkaaksi niin rahallisesti kuin tunnetasolla, joten kohtaamisten suunnittelua ei voi muuta kuin alleviivata. Olet vieras tai kutsuja, sinulla on tärkeä rooli tapahtuman onnistumisen kannalta!

“There is change to make good contacts. It depends on your own activity”
Kansainvälisen matchmaking myyntitapahtuman myyjä kiteytti palautteessaan, mitä me tapahtuma-ammattilaiset pohdimme usein: pelkät järjestelyt eivät tee tapahtumasta onnistunutta, vaan tarvitaan myös osallistujien aktiivisuutta. Siksi mietimme etukäteen kävijäpolun, jotta vieras saa mahdollisimman paljon irti pienelläkin vaivalla. Saavuttaaksesi kuitenkin parhaimman hyödyn, ole vieraana itse myös aktiivinen: aseta tapahtumaan tavoite, suunnittele aikataulusi etukäteen ja ota tarvittavista asioista selvää ennakkoon. Näin voit tapahtumassa vain kerätä hedelmät!

“Hyvin järjestetty. Isäntäväen olisi ehkä pitänyt kierrellä hieman enemmän asiakkaiden parissa. “
Kuten seminaarivieras palautteessaan kertoi, vieraat haluavat tavata järjestäjiä! Varsinkin seminaarit ja muut asiapitoiset tilaisuudet ovat uuden informaation mekkoja ja puheenvuorot herättävät monenlaisia kysymyksiä. Kohtaaminen on vaikea laji eikä vieraille puhuminen ole luontaista monellekaan. Kohtaamisia voi helpottaa monin eri keinoin muun muassa laatimalla isännille valmiiksi käsikirjoitettuja keskustelunaloituksia, tuomalla aktiviteetteja lähelle kohtaamispisteitä tai ottamalla kokonaan ulkopuolisia ns. sisäänheittäjiä keskustelun aloittamiseksi. Tärkeintä on kuitenkin koota henkilökunta yhteen ennen tärkeää tapahtumaa ja pitää innostava perehdytys. Viimeistään tässä yhteisessä tapaamisessa käydään läpi kaikkien tehtävät ja tavoitteet. Ennakkotyö isäntien kanssa tuottaa selvää rahaa ja sinä järjestäjänä saat investoinnillesi maksimaalisen tuoton.

Kirjoittanut Kirsi Kytökorpi 
040 581 2591
kirsi@funmedia.fi

I believe every human has a finite number of heartbeats. I don’t intend to waste any of mine.
– Neil Armstrong