All Posts By

Kirsi Kytökorpi

Asiakaskokemus: LähiTapiola

By | Haastattelu

Hyvin tehdyt tapahtumat antavat jotain sellaista, mitä ei muualta saa

LähiTapiolan Hallinnon päivät -tapahtuma keskittyi vuonna 2018 vakuutusyhtiön elämänturva-strategian ja kolmen siihen liittyvän ison teeman ympärille. Sisältö hiottiin tarkasti yhdessä tapahtumatoimisto Funmedian kanssa. Hyvin järjestetty tapahtuma tarjoaa parhaimmillaan sellaista eksklusiivista tietoa, jota ei saa mistään muualta.

LähiTapiolan Hallinnon päivät -tapahtuma järjestetään aina kahden vuoden välein. Funmedia on ollut mukana järjestämässä Hallinnon päiviä jo kahtena peräkkäisenä kertana. Vuoden 2018 tapahtuma järjestettiin elokuussa Messukeskuksessa. Paikalla oli suuri joukko LähiTapiolan hallinnon ja hallintoneuvoston edustajia. Teemat olivat terveys, talous ja digi.
– Olemme tehneet Funmedian kanssa useita tapahtumia vuosien varrella. He tuntevat talomme todella hyvin, joten meidän on ollut hyvin luontevaa toimia heidän kanssaan ja lähteä miettimään eri tapahtumia, kertoo LähiTapiolan viestintäjohtaja Anni Hiekkanen.

Sparrausta sisältösuunnitteluun ja puhujien valintaan

Kaikki kolme teemaa olivat esillä Hallinnon päivien ohjelmassa. Ohjelma rakentui vahvasti erilaisten puheenvuorojen ympärille. Tapahtuman sisältö suunniteltiin tiiviisti yhdessä Funmedian kanssa. Hiekkanen kokee, että ulkopuolinen apu oli hyvin hyödyllistä puhujien valinnassa ja sisältöjen linkittämisessä LähiTapiolan toimintaan.
– Pyysimme Funmedialta apua erityisesti sisältösuunnitteluun. Kaipasimme sparrausta siihen, mitkä aiheet olisivat juuri nyt ajankohtaisia, ottaen huomioon sen, että haluamme puhua laajasti kaikista kolmesta eri aihealueesta.
– Mietimme yhdessä, ketkä olisivat tällä hetkellä sellaisia puhujia, jotka olisivat pinnalla ja herättäisivät ajatuksia. Puheenvuorojen ei tarvitsi välttämättä miellyttää kaikkia, vaan olla ennen kaikkea herättäviä ja mielenkiintoisia, Hiekkanen painottaa.

”Olen ehdottomasti sitä mieltä, että hyvin tehdyt tapahtumat vetävät edelleenkin”

Hallinnon päiviin ja eri teemoihin liittyvää viestintää on tehty kattavasti sekä ennen että jälkeen tapahtuman. Materiaalit olivat tarjolla tietysti myös sellaisille henkilöille, jotka syystä tai toisesta eivät päässeet paikalle.
– Tapahtuma ja siihen liittyvä viestintä ei rajoitu pelkästään siihen yhteen hetkeen, vaan pyrimme rakentamaan koko tapahtuman elinkaaren kattavan konseptin, Hiekkanen toteaa.
– Tapahtumat voivat tarjota sellaista eksklusiivista asiaa, mitä et välttämättä mistään muualta saa. Kun sinulla on hyvät, ajankohtaiset ja puhuttelevat puhujat, niin silloin ihmisiä kiinnostaa. Silloin he haluavat antaa tärkeästä ajastaan osan, koska tietävät saavansa jotain sellaista, mitä ei saa katsomalla telkkaria tai etsimällä asioita verkosta.
– Olen ehdottomasti sitä mieltä, että hyvin tehdyt tapahtumat vetävät edelleenkin,
Hiekkanen kiteyttää.

Haastattelun toteuttaja Kokemuksia.fi

Lue lisää asiakaskokemustarinoitamme
kokemuksia.fi/funmedia

 

Taustaa

Kokemuksia.fi:n asiakaskokemukset on tuottanut puolueettomasti Suomen Asiakaskokemukset Oy. Tarinat perustuvat haastateltavien vapaaehtoisuuteen suositella yritystä muille. Kokemuksia.fi otti selvää, millaista on tehdä Funmedian kanssa töitä ja millaista lisäarvoa he pystyvät omalla panoksellamme antamaan.

Yhteistyökokemus: Arto Nyberg

By | Haastattelu

Arto Nyberg: ”Funmedian kanssa on ollut hyvä tehdä töitä”

Toimittaja ja juontaja Arto Nyberg on tehnyt jo pitkään yhteistyötä tapahtumatoimisto Funmedian kanssa. Nyberg on toiminut Funmedian järjestämissä erilaisissa tapahtumissa juontajana. Kun aikataulu ja sisältö on hyvin suunniteltu, näkyy se myös lopputuloksessa.

Nyberg on ollut Funmedian tapahtumissa juontajana omien sanojensa mukaan epäsäännöllisen säännöllisesti jo useamman vuoden ajan.
– Olen työkseni harrastanut televisio-ohjelmien tekemistä noin 20 vuotta, Nyberg kertoo.

Yhteiset askelmerkit läpi tapahtuman

Aina ennen tapahtumaa käydään yhteisissä palavereissa läpi tapahtuman teema, tulevat vieraat, fasiliteetit sekä tavoitteet. Osapuolet luovat yhdessä tapahtuman teknisen käsikirjoituksen sekä tarkat aikataulut.
– Tämä myös näkyy lopputuloksessa, sillä hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, Nyberg toteaa.
– Funmedian kanssa työskennellessä tietää, että kellonajat pitävät ja sisällöstä huolehditaan. Yhteistyö on kaksipuolista – minun on lavalla ollessani hoidettava homma loppuun, Nyberg sanoo.

”Homma on toiminut molemmin puolin”

Yhteistyö Funmedian kanssa on Nybergin mukaan toiminut kitkattomasti. Sovituista asioista on pidetty kiinni ja eteen tulleet tilanteet on aina selvitetty tehokkaasti ilman, että niitä on jääty turhaan ihmettelemään. Yksi syy pitkään yhteistyöhön onkin Nybergin mielestä juuri se, että Funmediaan voi luottaa.
– Funmedian kanssa on ollut hyvä tehdä töitä, koska yhteiset askelmerkit ovat aina tiedossa, Nyberg summaa.
– Homma on toiminut molemmin puolin, hän kiteyttää.

Haastattelun toteuttaja Kokemuksia.fi

Lue lisää asiakaskokemustarinoitamme
kokemuksia.fi/funmedia

 

Taustaa

Kokemuksia.fi:n asiakas- ja yhteistyökokemukset on tuottanut puolueettomasti Suomen Asiakaskokemukset Oy. Tarinat perustuvat haastateltavien vapaaehtoisuuteen suositella yritystä muille. Kokemuksia.fi otti selvää, millaista on tehdä Funmedian kanssa töitä ja millaista lisäarvoa he pystyvät omalla panoksellamme antamaan.

Asiakaskokemus: Messukeskus

By | Haastattelu

Yhteisen maalin eteen tehdään töitä täysillä

Tapahtumatoimisto Funmedia ja Messukeskus ovat yhdessä järjestäneet Messukeskuksen tiloissa useita erilaisia tapahtumia. Kaksisuuntainen yhteistyö tuo molemmille osapuolille hyödyllistä lisäosaamista sekä uusia mahdollisuuksia. Funmedia tuntee Messukeskuksen niin hyvin, että heidän työntekijänsä ovat jo kuin talon omaa väkeä.

Funmedia ja Messukeskus ovat tehneet yhteistyötä vuosien ajan. Niiden varrelle mahtuu paljon erilaisia tapahtumia ja projekteja. Yksi esimerkki on Matkamessut aloittava Matka Workshop Day, joka on Pohjois-Euroopan suurin matkailualan ammattilaisten myyntipäivä.
– Funmedia on yhteistyökumppanina oikein joustava ja pitää kiinni siitä, mitä on sovittu. Meille isona talona kaikista tärkeintä on, että yhteistyökumppanit ovat sellaisia, joihin voimme luottaa, painottaa Messukeskuksessa myyntiryhmäpäällikkönä työskentelevä Lumia Ankkuri.

”Funmedia on erittäin luotettava kumppani”

Yhteisten vuosien aikana ovat Messukeskus ja sen erilaiset tilat tulleet Funmedialle hyvin tutuksi. Ankkurin mukaan Funmedia osaa tuoda Messukeskukseen myös sellaisia asiakkaita, jotka eivät sinne välttämättä muuten löytäisi.
– Funmedia on erittäin luotettava kumppani. Työskentely heidän kanssaan on vähän kuin tekisi töitä oman talon väen kanssa. He ovat hyvin luontevia yhteistyökumppaneita, ottavat projektin omakseen ja tekevät töitä täysillä maalia kohden, Ankkuri kuvailee.

Hyvää käytännön osaamista

Ankkurin mukaan Funmedia on tuonut Messukeskuksen projekteihin käytännön tasolla hyvää osaamista. Langat pysyvät käsissä, aikataulut pitävät ja asiat etenevät.
– Funmedia täyttää meillä näissä osaprojekteissa välillä aika isojakin saappaita. Heillä on iso vastuu siitä, että projektimme menevät heille määritellyin osin maaliin, Ankkuri kertoo.
– Aikataulutus pysyy heillä hyvin käsissä, projektit etenevät suunnitellusti ja lopputulos on se, mitä on haluttu, Ankkuri kiteyttää.

Haastattelun toteuttaja Kokemuksia.fi

Lue lisää asiakaskokemustarinoitamme
kokemuksia.fi/funmedia

 

Taustaa

Kokemuksia.fi:n asiakaskokemukset on tuottanut puolueettomasti Suomen Asiakaskokemukset Oy. Tarinat perustuvat haastateltavien vapaaehtoisuuteen suositella yritystä muille.Kokemuksia.fi otti selvää, millaista on tehdä Funmedian kanssa töitä ja millaista lisäarvoa he pystyvät omalla panoksellamme antamaan.

Viesti edellä: Case Nordea Rahastopäivä

By | Blogi

Nordean eri osastojen kanssa olemme yhdessä rakentaneet tapahtumakulttuuria jo yli kymmenen vuoden ajan. Pitkä yhteinen historia luo työntekoomme luottamusta, joka näkyy rohkeutena uudistua ja toteuttaa uudet ideat. Pitkään jatkunut yhteistyö on kasvattanut meidät funmedialaiset Nordean brändiviestin virtuooseiksi, joten pystymme omalla tieto-taidolla rikastuttamaan tapahtumien sisältöjä hyvin itsenäisesti. Millaisia huomioita nousee esille tapahtumissa, missä viesti on suuressa roolissa? Seuraavassa viisi nostoa Nordean Rahastopäivän viestin kerronnasta.

  1. Asiakaslähtöisyys
    Nordean Rahastopäivä rakentuu vahvasti ajankohtaisen viestin ympärille. Viesti ei yksinomaa puhututa pankki- ja sijoitusalaa, vaan valitun kattoteeman tulee olla merkittävä koko yhteiskunnallisesti. Ytimessä on aina kuulija: Mikä asiakkaita kiinnostaa?
  2. Viestin rooli osana osallistumispäätöstä
    Rahastopäivässä viestin kerronta aloitetaan kutsuprosessissa. Vahvalla visuaalisella ilmeellä ja kuvakielellä on iso merkitys mielikuvien luonnissa. Mielikuvia vahvistettiin ennen tapahtumaa mm. puhujaesittelyillä, lyhytvideoilla ja artikkeleilla. Hyvissä ajoin annettu informaatio luo vahvan lupauksen ohjelmasisällöstä ja edesauttaa ilmoittautumisprosessia. Mitä tarkemmin kutsu vastaa ohjelmasisältöä, sitä todennäköisemmin tapahtumalla ylität vieraidesi odotukset.
  3. Kerrontatapa
    Rahastopäivässä mietitään tarkasti, mitä halutaan ihmisten muistavan tapahtuman jälkeen. Ihmisellä on rajallinen kyky omaksua uutta tietoa, joten on tärkeä fokusoida ja konkretisoida sanoma. Viestinkerronnassakin vähemmän on enemmän ja toisto tosiaan on opintojen äiti. Herätä mielenkiinto, alusta, kerro, koosta ja muistuta. Asiasisältöä toistava käsikirjoitus lipuu ohjelmassa eteenpäin luontevasti ammattimoderoijan vetämänä ja huippupuhujien maustamina.
  4. Suora puhe
    Tämän vuoden Teknologia vs ihminen -teema oli odotetusti hitti! Vahvasti digitalisoitunut pankkimaailma tarttui uskaliaasti aiheeseen vastaamalla kuulijoiden tiukkoihin kysymyksiin mm. pankkivirkailijoiden korvaamisesta roboteilla. Rahastopäivä on tapahtuma, jossa ei hyssytellä eikä lakaista vaikeita asioita maton alle. Asiakkaat ansaitsevat kuulla asiat suoraan!
  5. Elämys viestin vahvistajana
    Viestin ympärille rakennettu elämys ei vain vahvista positiivista brändimielikuvaa, vaan myös tukevoittaa itse sanomaa ja sen muistamista tapahtuman jälkeen. Tunne on siis tärkeä osa viestintää ja kävijäkokemuksen kokonaiskuvaa. Rahastopäivässä teknologiaviestiä syvennettiin mm. robottien avulla sekä futuristisilla esiintyjävalinnoilla.

TAUSTAA:
Nordean Rahastopäivä on vuosittain järjestettävä asiakastilaisuus sijoitusyhtiön asiakkaille. Vuonna 2018 Teknologia vs ihminen -teema keräsi yhteen reilu 2000 vierasta Helsingin Kaupunginteatteriin. Tapahtuma toteutettiin hiilineutraalisti eli päästöt on kompensoitu Euroopan päästökaupasta.

Kirjoittanut Kirsi Kytökorpi
Development Director
040 581 2591
kirsi@funmedia.fi

GDPR – kuuminta hottia!

By | Blogi

Uusi EU:n tietosuoja-asetus GDPR (General Data Protection Regulation) on saanut vipinää kinttuihin! Koska olemme suomalaisia, teemme asian huolella ja tosissaan. Niin myös me Funmedialla olemme koonneet ohjeistuksen henkilötietojen käsittelytavoista ja -tarpeista meitä itseämme ja asiakkaitamme varten. Toki myös, koska laki meitä ja muita siihen velvoittaa. Millaisia rekistereitä meillä Funmedialla sitten on?

Tapahtuma ei ole mitään ilman ihmisiä! Tunnelma, viihtyminen ja lämminhenkisyys on aina meidän ihmisten aikaan sama tunne ja muisto. Tarvitaan siis kutsuttavia tapahtumakävijöitä! Kutsuprosessilla erityisen tärkeä rooli tapahtuman onnistumisen kannalta.

Tapahtuma-alan ammattilaisina toteutamme usein kutsuprosesseja asiakkaan kutsulistoille. Kutsuprosessista syntyy henkilörekisterejä eri toimijoiden ja toimintojen tarpeisiin mm.

  • kutsuttavien listat kutsupostituksiin (paperinen tai sähköinen kutsu)
  • ilmoittautumislista kävijähallinnalle ja mainostoimistolle nimikorttien työstöön
  • ruokavaliotiedot cateringille
  • osallistujatiedot CRM:än ja palautekyselyjen lähetyksiin
  • yhteydenottopyynnöt, tilaukset ym. asiakaspalveluun

Huomioitavaa on, että tapahtumajärjestäjä on rekisterinpitäjä eli omistaja ja Funmedia vain tietojen väliaikainen käsittelijä. Funmedialla tapahtuman henkilötietoja käsittelee vain projektin vastuutuottaja. Kaikkien työntekijöidemme kanssa on työsuhteen somisen yhteydessä laadittu salassapitositoumus.

Minimointi

Tapahtumatoimistot käyttävät useita alihankkijoita tapahtumaprojekteihin. Henkilötietoja käsittelevien tai muuta arkaluontoista materiaalia käsittelevien alihankkijoiden kanssa on solmittu salassapitositoumus Funmedian ja alihankkijan välille. Sopimus voidaan tehdä tarvittaessa myös kutsujayrityksen ja alihankkijan välille. Suosittelemmekin henkilötietojen tarpeettoman leviämisen takia henkilötietolistoja välitettävän rekisterin omistajalta rekisteriä käsittelevälle taholle ilman Funmedian välissä oloa. Toki Funmedia välittää salasanasuojatut listat alihankkijoille asiakkaan näin halutessa.

Ilmoittautumisprosessissa ilmoittautuja joutuu antamaan henkilötietojaan. Me Funmedialla pyydämme ilmoittautumisen yhteydessä vain minimimäärän henkilötietoja koskien kyseistä tapahtumaa. Tiedot on nähtävä salatun online linkin kautta. Tietoja ei koskaan kerätä markkinointitarkoituksiin ilman asianosaisen hyväksyntää.

Kertakäyttötavaraa

Funmedia rajoittaa henkilökuntansa pääsyä henkilötietoihin. Henkilötietoihin pääsee käsiksi vain henkilöt, joilla on riittävät valtuudet ja määritelty tarve tietää ja/tai työstää henkilötietoja. Henkilötietolistoja ei koskaan tallenneta Funmedian koko henkilökunnan käyttämälle pilvipalvelualustalle, vaan pääsyoikeus listoihin on vain vastuutuottajalla projektin tarvittavan ajan. Kaikki tapahtuman kävijöitä koskevat henkilötiedot poistamme järjestelmistämme tapahtuman jälkeen. Ennen poistoa rekistereistä tallennamme omaan arkistoomme vain henkilö- ja kappalemäärät vertaillaksemme kehitystä menneiden ja tulevien tapahtumien välillä.

Olethan yhteydessä, jos heräsi kysymyksiä!

Kirjoittanut Kirsi Kytökorpi
Development Director
040 581 2591
kirsi@funmedia.fi

 

FAKTA
Uusi tietosuoja-asetus astui voimaan jo 25.5.2016 mutta kahden vuoden siirtymäaika loppuu 25.5.2018. Tällöin säädöksiä tulee noudattaa täysimääräisesti.

Matchmaking-palvelukonseptin ytimessä

By | Blogi

Matchmaking myyntitapahtumia on tuotettu meillä Funmedialla jo vuosia. Olemme matkan varrella muun muassa käyttänyt eri verkostoitumisjärjestelmiä, toteuttanut myyntitapaamisia eri tyylillä ja muuttanut materiaalit kokonaan sähköisiksi. Koska haluamme jatkuvasti kehittyä ja kehittää työtämme, vuorossa oli hioa Matchmaking tapaamisjärjestelmän käyttämisestä oma palvelukonsepti.

Palvelukonseptissamme on otettu huomioon myyntitapahtuman onnistumisen edellytykset:

Kutsuprosessi
Myyntipäivän tarkoituksena on tavata mahdollisimman monta potentiaalista kumppani ja synnyttää euromääräisesti paljon kauppaa. Myyntipäivän panostukselle tulee saada tuottoa! Meille myyntitilaisuuksien onnistumisten suurin tae on laadukkaat ja motivoituneet osallistujat. Yksinkertaistettuna tarjonnan ja tarpeen tulee kohdata, jotta tapaaminen synnyttää kaupan. Matchmaking konsepti perustuu useisiin nopeisiin tapaamisiin eli laadukkaita tapaamiskumppaneita tulee olla monia. Kohdennettu kutsuprossessi ja viestintä luovat tapahtumalle kivijalan ja muuttaa kutsuttavat tapahtumaosallistujiksi.

Helppous ja joustavuus
Tapahtumissa kilpailemme aina ajasta. Päätös osallistua tapahtumaan on jo suuri ajankäytöllinen valinta mutta osallistumispäätös käynnistää myös odotuksia kasvattavan ja tyytyväisyyttä ruokkivan prosessin, joka kulminoituu tapahtumaosallistumiseen. Varsinkin myyntitapahtumissa ennakkotyönmerkitys korostuu. Matchmaking-palvelukonseptimme perustuu yhdessä tekemiseen laadukkaan lopputuloksen takaamiseksi. Laadullistamme kaikkien osallistujien antamat tiedot, jotta vastapuolen on helppo löytää ydinviestit ja tehdä luotettava tapaamispäätös nopeasti. Asiakaspalvelu on yksilöllistä ja nopeasti reagoivaa, sillä pelkkien ohjeiden ja teknisen tuen sijaan osallistujan valtuutuksella mm. korjaamme profiileja suoraan järjestelmään. Me pidämme huolen löydettävyydestä ja riittävästä informaatiosta, jolloin osallistuja voi käyttää ajan ennakkotutustumiseen ja tapaamisten sopimiseen.

Tapahtuma- ja tunneosaaminen
Matchmaking-tapaamiset ovat vain yksi osa tapahtumakokonaisuutta. Myynti on pitkälti tunnepeliä ja oma mieliala vaikuttaa suuresti lopputulokseen. Tapahtumajärjestejällä on tärkeä vastuu synnyttää tapaamisten onnistumisten kannalta tärkeimpiä tunteita. Tarvittavien tunteiden synnyttämiseen tapahtumassa vaikuttavat mm. tilasuunnittelu, viestintä, opastus, aikataulu ja tekninen toteutus. Odotukset täyttävä tapahtuma on meille kunnia-asia, joten haluamme auttaa koko tapahtumaprosessissa.

Lue lisää tapahtumien tunnekokemuksen merkityksellisyydestä ja sen mittaamisesta »

Kirjoittanut Kirsi Kytökorpi
Development Director
040 581 2591
kirsi@funmedia.fi

Matchmaking ABC

By | Blogi

Matchmaking on tapaamiskonsepti, jossa tapahtumapäivä täytetään  ennakkoon sovituilla15-30 minuutin tapaamisilla. Tehokkuus on siis uusi musta! Matchmaking tapaamispäivien hyöty perustuu tutustumiseen ennakkoon, jolloin tapaamisessa voidaan puhua tiukkaa asiaa. Matchmaking-tapaamiskonsepti onkin ehdoton apuväline myynnillisiin tapahtumiin tuomaan tehokkuutta kaupantekoon mutta konsepti mahdollistaa myös muun muassa pienemmän volyymin asiantuntija- ja palvelutapaamiset. Miten siis koko homma toimii?

1. JES, SAIT TIEDON KIINNOSTAVASTA TAPAHTUMASTA! PÄÄTÄT OSALLISTUA TAPAHTUMAAN. 

2. ILMOITTAUDUT TAPAHTUMAAN ANTAMALLA TIETOJA MATCHMAKING JÄRJESTELMÄÄN.
Mitä paremman profiilin teet, sitä helpommin erottaudut eduksesi! Tietoja voi ja kannattaakin päivittää myös ilmoittautumisen jälkeen. Meiltä saat vinkit hurmaavan profiilin tekoon! Palvelukonseptiimme kuuluu profiilien ja tahojen laadun tarkastus, jotta osallistujille varmistetaan mahdollisimman laadukas kumppanivalikoima.

Muista blokata ajat, jolloin et ole käytettävissä. Vastapuoli ei näin turhaan pyydä tapaamista näihin ajankohtiin.

3. TÄÄLLÄHÄN ON MUITAKIN! LAADULLISTAT SINULLE EHDOTETUT TAPAAMISKUMPPANIT. 
Järjestelmä ehdottaa sinulle profiilin tietojen perusteella sinulle parhaimmat tapaamiskumppanit. Katso ne läpi ja etsi uusia potentiaalisia tahoja hakutoiminnoilla. Potentiaaleihin on helppo palata, sillä järjestelmä muistaa viimeksi katsotut profiilit.

4. VALITSET TARPEISIISI PARHAITEN SOPIVAT KUMPPANIEHDOKKAAT JA LÄHETÄT HEILLE TAPAAMISKUTSUT. 
Järjestelmä näyttää kummankin osapuolen vapaat tapaamisajat. Valitse sopivin ajankohta ja lähetä tapaamiskutsu. Tee kutsusta henkilökohtainen kirjoittamalla personoitu viesti. Herätä viestillä vastapuolen mielenkiinto! Matchmaking tapahtumissa nopeus on valttia, joten varmista itsellesi parhaimmat tapaamiskumppanit ja tapaamisajat.

5. ODOTAT VASTAPUOLEN REAGOINTIA: HYVÄKSYMINEN, UUDELLEEN KALENTEROINTI TAI HYLKÄÄMINEN.
Mitä jos vastapuoli ei vastaa? Järjestelmään pystyy asettamaan kutsun voimassaololle ehdon esim. 3 päivää. Näiden päivien jälkeen tapaamisajankohta vapautuu täytettäväksi toisella tapaamiselle. Ole siis aktiivinen osallistuja ja seuraa tapahtuman kehittymistä!

6. KALENTERISI ALKAA TÄYTTYÄ TAPAAMISISTA. HIENOA!
Varmista ennakkotutustuminen virtuaalisesti, jolloin pystyt keskittymään olennaiseen kasvokkain tavatessanne. Pidä itsesi vastapuolen mielessä: lähetä viestejä, kysy lisätietoja, tehkää yhdessä tapaamisellenne selkeä agenda jne. Jää mieleen hyvästä asenteestasi!

7. VALMISTAUDUT TAPAAMISIIN. 
Printtaa tapaamiskalenteri ja tapahtumakartta tai tallenna ne sähköisinä muistiin. Halutessasi voi liittää tapaamiset omaan tuttuun sähköiseen kalenteriisi. Katso tapaamiskumppanisi vielä kertaalleen läpi, kirjaa muistiinpanot ja mieti kokonaisuutta kuten pukeutumista, markkinointimateriaaleja jne. Tarkasta sähköpostisi, sillä järjestelmästä lähetetään viimehetken vinkit tapahtumapäivään.

8. TAPAAT KONTAKTISI SOVITUSSA PAIKASSA SOVITTUUN AIKAAN.
Tapaamiskalenterisi kertoo missä sinun pitää olla mihinkin aikaan ja kuinka pitkä tapaamisesi kesto on. Usein tapahtumissa muistutetaan tapaamisten vaihdosta äänimerkillä.

Pidä järjestelmä käytettävissäsi koko tapahtuman ajan tietokoneella, tabletissa tai mobiilissa, sillä muutokset näkyvät järjestelmässä reaaliaikaisesti. Jos siis joudut perumaan tapaamisen, ilmoita siitä vastapuolelle vapauttamalla tapaamisajankohta muiden käyttöön ja lähettämällä henkilökohtainen viesti. Jätät hyvän kuvan itsestäsi ja mahdollistat toisen tapaamisen.

9. TOTEUTAT SOVITUT TOIMET TAPAHTUMAN JÄLKEEN.
On tärkeää, että palaat tapaamisessa sovittuihin asioihin viimeistään sovittuna ajankohtana. Järjestelmä on auki sovitun ajan tapahtuman jälkeen, joten voitte jatkaa keskustelua halutessanne järjestelmässä. Katso osallistujalista vielä kertaalleen läpi löytääksesi mahdollisia potentiaaleja, jotka eivät mahtuneet kalenteriisi ja kerää talteen tärkeät yhteystiedot. Auttoiko tapahtuma tavoitteesi saavuttamisessa? Ilmoittaudu tulevaan tapahtumaan klikkaamalla profiilinpalautuslinkkiä. Tarkastat vain tietosi ja kirjaat päivitykset. Helppoa!

Tarkastathan sähköpostin ja vastaathan palautekyselyymme. Haluamme jatkuvasti kehittyä kaikessa mitä teemme, joten mielipiteelläsi on todella merkitystä! Haluamme tehdä seuraavista tapahtumista aina edellistä parempia.

 

Millainen Matchmaking tapahtuma toteutettiin ? Lue siitä lisää »

Kirjoittanut Kirsi Kytökorpi
Development Director
040 581 2591
kirsi@funmedia.fi

 

Katso tunnelmia Matchmaking päivästä Matka Workshop Daysta

Miksi tunnemittari? Jostain piti lähteä liikkeelle.

By | Blogi

Tapahtumissa on kysytty palautetta jo vuosia ja niin myös me Funmedialla. Jo jonkin aikaa meitä on mietityttänyt, ettei perinteinen palautekysely anna tarpeeksi konkreettisia tuloksia ja kehitysnuoria asiakasyrityksellemme. Tartuimme siis ongelmaan ja lähdimme kehittämään uudenlaista mittausmenetelmään perustuen tunteisiin. Tunne aina hyvin subjektiivinen kokemus ja koko ajan läsnä. Lukiessasi tätä, koetko olevasi vihainen, tyytyväinen, kiitollinen, iloinen vai innostunut?

Tunteita voidaan mitata joko luottamalla ihmisen omaan arvioon ja reflektioon kokemastaan tunnetilasta tai voidaan käyttää apuna erilaisia fysiologisia mittareita tai seuraamalla mikroilmeitä ja ihmisten käyttäytymistä. Fysiologiset mittaamistavat ovat usein raskaita, työläitä ja kalliita toteuttaa. Luotettavuudessakin on havaittu puutteita. Me lähdemmekin siitä olettamuksesta, että luotamme ihmisten omaan tulkintaan tunnetilastaan.

Mittaustavan lisäksi toinen kysymys liittyy mittaamisen ajankohtaan. Mitataanko tunnetta jälkikäteen retrospektiivisesti vai pyritäänkö tunne saada kiinni silloin, kun se on päällä. Meitä ja asiakkaitamme kiinnostaa tunne sen ollessa voimakkaimmillaan eli tapahtuman aikana.

Kehityksen perustana on ollut kehittää helppo, nopea ja luotettava mittaamistapa, joka ottaa huomioon eri tapahtumatyypit. Aivan yksin emme kehitystyötä suinkaan tee, vaan kumppaninamme on Tampereen Teknillisen yliopisto, jolla on vahvaa osaamista tunnemaailman mittaamiseen. Olemme yhdessä pilotoineet tunteiden mittaamista tapahtumissa ja testanneet osaavatko ja haluavatko osallistujat kertoa avoimesti tunteistaan. Tulokset ovat selkeät: haluamme ja osaamme kertoa tunteistamme! Ota tunne kiinni – ymmärrä niiden merkitys ja kehitä omaa toimintaa!

Kirjoittanut Kirsi Kytökorpi ja Julia Kurhinen
VibeVision -tunnemittarin kehitystiimin jäsenet

VIBEVISION -TUNNEMITTARIN KEHITTÄMISEN TAVOITTEENA

1) ymmärtää tapahtumakävijän kokemusta kokonaisuudessaan
2) auttaa asiakkaitamme entistä tuloksellisempien tapahtumien järjestämisessä

Matchmaking myyntitapahtuma: Case Matka Workshop Day 2018

By | Blogi

Matkamessujen yhteydessä järjestettävä Pohjoismaiden suurin kansainvälinen matkailualan B2B myyntitapahtuma Matka Workshop Day kokosi yhteen reilu 600 matkailualan ammattilaista ympäri maailmaa. Tapahtuma on lunastanut lupauksensa tuottoisana myyntipäivänä, joten Matka Workshop Day onkin aloittanut Matkamessut jo 12 vuoden ajan.

Matka Workshop Day myyntitapahtumassa myyjien ja ostajien on mahdollista tavata 25 heidän tarpeisiinsa sopivinta edustajaa 15 minuutin mittaisissa etukäteen sovituissa tapaamisissa. Nämä aika- ja kustannustehokkaat tapaamiset tarjoavat erinomaisen mahdollisuuden mm. luoda uusia suhteita, laajentaa toimintaa, tulla markkinoille. Tapaamistyökalun avulla osallistujat voivat täyttää tapaamiskalenterinsa myös Matkamessujen messupäiville. Tapahtumaa järjestetään yhdessä Messukeskuksen, Visit Finlandin ja Finnairin kanssa.

Matka Workshop Dayn osallistujat hyödyntävät myyntitapahtuman täysimääräisesti keräten tilauksia ja varauksia koko vuodelle. Vuonna 2017 myyjistä

  • 19% kertoi kaupan arvon olevan enemmän kuin 200.000e
  • 96% piti ennakkoon sovittuja tapaamisia erittäin arvokkaina
  • 33% kertoi tapaamisten laadun olleen erinomainen

Osallistujan suusta:

”Most important sales event of the year.”

”If you need international tourism contacts, you get here more possibilities.”

”We wanted increase awareness and I’m sure we did.”

”It’s the biggest event in our region and a good way to start the year: Hear all the news and gossip. Great meetings, very easy to arrange meetings, quality buyers.”

Kirjoittanut Kirsi Kytökorpi
Matka Workshop Day tiimiläinen, jolla ikuinen matkakuume
040 581 2591
kirsi@funmedia.fi

Vuosi 2018 lukuina

  • 7590 tapaamiskutsua
  • 4956 hyväksyttyä tapaamista
  • 623 osallistujaa, joista 206 myyjäyritystä ja 300 ostajaa
  • 52 maata edustettuna

Vieras tai kutsuja, sinulla on tärkeä rooli

By | Blogi

Aikaamme kuuluu ajasta kilpaileminen, joten yleiseksi kysymykseksi tapahtumissa onkin noussut hyötynäkökulma: Missä määrin tapahtumaan osallistuminen oli hyvää ajan käyttöä? Opitko uutta, yllätyitkö, verkostoiduitko? Vähimmäisvaatimuksena on täyttää tapahtumakävijän odotukset mutta odotusten ylittämisellä luodaan vasta muistoja. Puitteet, ohjelma ja tarjoilut eivät yksin riitä vaikutukseen, vaan onnistunut kokonaisuus tarvitsee ihmisiä ja ennen kaikkea yhteyttä heidän välillään. Digitalisaation myötä aitojen kohtaamisten tarve onkin huipussaan.

Olen lähiaikoina lukenut paljon tapahtumiemme palautteita ja yhä enenevissä määrin niissä nousee esille oma sekä järjestäjän aktiivisuus tapahtumassa. Kohtaaminen koetaan arvokkaaksi niin rahallisesti kuin tunnetasolla, joten kohtaamisten suunnittelua ei voi muuta kuin alleviivata. Olet vieras tai kutsuja, sinulla on tärkeä rooli tapahtuman onnistumisen kannalta!

“There is change to make good contacts. It depends on your own activity”
Kansainvälisen matchmaking myyntitapahtuman myyjä kiteytti palautteessaan, mitä me tapahtuma-ammattilaiset pohdimme usein: pelkät järjestelyt eivät tee tapahtumasta onnistunutta, vaan tarvitaan myös osallistujien aktiivisuutta. Siksi mietimme etukäteen kävijäpolun, jotta vieras saa mahdollisimman paljon irti pienelläkin vaivalla. Saavuttaaksesi kuitenkin parhaimman hyödyn, ole vieraana itse myös aktiivinen: aseta tapahtumaan tavoite, suunnittele aikataulusi etukäteen ja ota tarvittavista asioista selvää ennakkoon. Näin voit tapahtumassa vain kerätä hedelmät!

“Hyvin järjestetty. Isäntäväen olisi ehkä pitänyt kierrellä hieman enemmän asiakkaiden parissa. “
Kuten seminaarivieras palautteessaan kertoi, vieraat haluavat tavata järjestäjiä! Varsinkin seminaarit ja muut asiapitoiset tilaisuudet ovat uuden informaation mekkoja ja puheenvuorot herättävät monenlaisia kysymyksiä. Kohtaaminen on vaikea laji eikä vieraille puhuminen ole luontaista monellekaan. Kohtaamisia voi helpottaa monin eri keinoin muun muassa laatimalla isännille valmiiksi käsikirjoitettuja keskustelunaloituksia, tuomalla aktiviteetteja lähelle kohtaamispisteitä tai ottamalla kokonaan ulkopuolisia ns. sisäänheittäjiä keskustelun aloittamiseksi. Tärkeintä on kuitenkin koota henkilökunta yhteen ennen tärkeää tapahtumaa ja pitää innostava perehdytys. Viimeistään tässä yhteisessä tapaamisessa käydään läpi kaikkien tehtävät ja tavoitteet. Ennakkotyö isäntien kanssa tuottaa selvää rahaa ja sinä järjestäjänä saat investoinnillesi maksimaalisen tuoton.

Kirjoittanut Kirsi Kytökorpi 
040 581 2591
kirsi@funmedia.fi

I believe every human has a finite number of heartbeats. I don’t intend to waste any of mine.
– Neil Armstrong