All Posts By

Reijo Karttunen

Tapahtuman kaksi puolta

By | Blogi

Tapahtuma on selkeä esimerkki projektityöstä. Projektin aloitus tapahtuu tilanteessa, jossa asiakkaallamme on selkeästi tiedossa viesti ja kohderyhmä. Tällöin tilaajalle muodostunut käsitys, että kohtaaminen livetilanteessa olisi tuloksellisin tapa lähestyä kohderyhmää ja saavuttaa viestille asetetut tavoitteet. Kohtaaminen mahdollistaa paitsi viestin tehokkaan välittämisen, myös jatko toimenpiteistä sopimisen. Kohtaamisen mahdollisuutena on henkilösidonnaisuuden synnyttäminen, joka periaatteessa täytyisi olla jokaisen tapahtuman tavoite. Kohtaaminen syntyy harvoin itsestään. Harmittavan usein se jää tyystin syntymättä.

Projektinhallinnan monet vaiheet toteutuvat itse tapahtumassa. Kaikki mikä siihen saakka on tehty, ulosmitataan tapahtumassa ja sen vaikuttavuudessa kohderyhmään. Vaikuttavuuden mittaaminen on tuloksien kannalta välttämätöntä. Emme voi olettaa tuloksia tapahtuman jälkeen toteutettavista jatkotoimenpiteistä, jos emme tiedä, miten tapahtuma on kohderyhmään vaikuttanut. Tulosten laadukas mittaaminen on siis koko tapahtumaviestinnän keskiössä.

Kun loppuasiakkaamme tulee tapahtumaan, hän näkee ja kokee juuri haluamamme asiat. Toivomme, että asiakkaamme käyttämä aika on ollut tehokasta ja tuloksellista. Tapahtumatuottajan tehtävänä on puitteiden lisäksi viedä sisältö kohderyhmää kiinnostavalle tasolle ja varmistaa kohtaaminen. Kohtaamisen varmistaminen ei ole nykyisessä informaatiotulvassa itsestäänselvyys. Kutsumamme henkilön huomio voi olla samanaikaisesti useassa objektissa ja hänen huomiostaan voi taistella monia päällekkäisiä viestejä. Tästä johtuen on välttämätöntä, että jokaisessa tapahtumassa mahdollistetaan asiakkaan ja kohderyhmän kohtaaminen henkilötasolla. Kohtaamisen kynnystä pyritään madaltamaan agendaan liittyvien toimenpiteiden avulla.

Usein ne toimenpiteet, joita tapahtumavieras ei näe, vaikuttavat nimenomaan edellä mainittujen asioiden toteutumiseen. Tapahtuman rakentamisen lisäksi tuotanto toteuttaa merkittävän määrän asioista varmistaakseen sen, että viesti välittyy laadukkaasti ja tehokkaasti. Myös elämyksellisyyden merkitystä ei voi vähätellä. Kokemukset tuottavat muistoja ja muistot ohjaavat tunnetoimintaamme tehokkaasti.

Tässä ohessa on katsottavaksenne kaksi tapahtumakoostetta. Toinen on asiakas- ja kokemusnäkemys ja toinen on kurkistus kulisseihin. Siihen mitä teemme ja siihen mitä ette yleensä näe. Mistä asiakkaamme on valmis meille maksamaan? Mitä ja miten tekemällä voimme tuottaa asiakkaallemme parasta tulosta?

Kurkistus kulisseihin

Asiakas- ja kokemusnäkemys

Kirjoittajana Reijo Karttunen
Funmedia Oy:n omistaja ja perustaja
0400 674 496
dino@funmedia.fi

Sinä lupasit tulla, mutta et tullutkaan

By | Blogi

Minä halusin kutsua sinut. Päätin kutsua sinut ja sinä lupasit! Yes!

Halusin kertoa sinulle jotain mielenkiintoista, tarjota sinulle hyvää ruokaa ja huolehtia ettet ole janoinen. Tein kaikkeni viihtymisesi eteen, olin panostanut tilaan ja tunnelmaan. Kaiken lisäksi halusin yllättää sinut ja keksin keinon! YES, mutta sinä et tullutkaan…

Suomessa järjestetään vuosittain tuhansia tapahtumia ja kohtaamisia, joiden kohderyhmään todennäköisesti sinäkin kuulut. Kutsuja haluaa tavata juuri sinut. Ilman muuta siihen on syynsä. Yleensä kutsuja haluaa näyttää uutta ja antaa tietoa vaikuttaakseen päätöksiisi. Kutsujalla on siis ”ketunhäntä kainalossa” ja hyväksyessäsi kutsun oletat varmasti itsekin saavasi mukavan hetken lisäksi vastinetta käyttämällesi ajalle.

Kun sinä teet päätöksen vastata kutsuun myönteisesti, niin ajattelet mitä todennäköisemmin osallistua tilaisuuteen. Sitten osallistumisesi ylle alkaa kasaantua ”mustia pilviä” ja huomaat, että et vain mitenkään voi priorisoida tapahtumaa kalenteriisi. Unohdat asian ja kenties luet tilaisuudesta kirjoitettuja viestejä somessa ja saatatpa katsoa jälkeenpäin tilaisuudesta koostettua materiaaliakin. Kutsujan kannalta on yhdentekevää harmittaako sinua vai oletko hyvilläsi siitä, että et tullutkaan paikalle.

Yleisesti No Show valintaa voidaan tarkastella ainakin kolmelta tulokulmalta: eettiseltä, ekologiselta ja ekonomiselta.

Eettinen:
Viittaan ensimmäiseen kirjoittamaani kappaleeseen ja yleiseksi luokiteltuihin käyttäytymisetiketteihin ja viimekädessä ihan vaan empatian, sympatian ja huomaavaisuuden henkilökohtaiseen huoneentauluun.

Ekologinen:
Keskimääräisessä b2b tai b2c yritystapahtumassa hiilidioksidipäästöt ovat n. 6-10 tonnia. Valtaosa päästöistä koostuu tarjottavasta ruoasta ja juomasta, painotuotteista, liikenteestä ja sen sivutuotteista ja tapahtumatilan energiankulutuksesta. Kun sinä et tulekaan, kaikki sinua varten varatut materiaalit jäävät jakamatta, ruokasi ja juomasi menee jätteeksi ja sen valmistaminenkin oli ekologisesti täysin turhaa. Tapahtumatilaan on varattu myös sinua varten omat neliöt, istumapaikka, ehkä paikka myös kulkuneuvollesi. Sitä ei voi antaa toiselle, koska minä oletan sinun tulevan.

Ekonominen:
Kun kohderyhmiä kutsutaan paikalle, niin tapahtuman budjetti lasketaan hyvin usein henkilöperusteisesti. Lähtökohtaisesti ajatellaan, paljonko kutsuja sijoittaa kutsuttavaan/ henkilö. Suuri osa kuluista syntyy tarjoiluista, tilakustannuksista, tapahtuman sisällön kustannuksista ja tilaisuuden markkinointi ja järjestelykustannuksista. Nämä kustannukset jaetaan osallistuneiden kesken. Tässä on henkilökohtainen tilaisuuden ekonomia. Jos tilaisuuteen olisi pääsylippu, kulujen kattaminen tapahtuisi edellisten perustein. Kun sinä et tulekaan, minä en voi kutsua puolestasi jotain toista, joka kenties olisi tullut hyvin mielellään, mikäli tilaa olisi ollut. Kun sinä et tule, niin minun tilassani on tyhjä paikka, jossa joku istuisi mielellään. Joku myös todennäköisesti nauttisi mielellään tästä tarjoilusta, joka keskimäärin tapahtumissa kustantaa 65-95 euroa. Ehkä tärkeimpänä, minulla oli sinulle asiaa ja kerrottavana sellainen viesti, jonka halusin nimenomaan sinulle kertoa. Halusin, että olisit henkilökohtaisesti paikalla.

Myös tulevaisuudessa ajanhallinta on yksi suurimmista haasteistamme. Ajan hallintaan sisältyy myös vastuu siitä, että emme ylen määrin hallitse omalla ajankäytöllämme toistemme aikaa. Jos et ehdi päiväkotiin ajoissa, ilmoita, että lapsesi ja päiväkodin henkilökunta ei huolestu. Jos et tule yöksi kotiin,  ilmoita puolisollesi tai läheisellesi missä olet. Jos et pääse tilaisuuteen johon sinut on kutsuttu, ilmoita järjestäjälle. Se on yhtä tärkeää, kuin että ilmestyt paikalle hyvässä järjestyksessä intoa puhkuen.

Kirjoittajana Reijo Karttunen
0400 674 496
dino@funmedia.fi

Voiko tapahtuman toteuttaa hiilineutraalisti?

By | Blogi

Tapahtumista aiheutuu ympäristökuormitusta monessa muodossa. Ympäristövaikutukset riippuvat paljon tapahtuman luonteesta ja esimerkiksi osallistujamäärästä. Yleistä on kuitenkin, että ihmisiä ja tavaroita kuljetetaan tapahtumapaikalle ja takaisin, tapahtumasta syntyy jätteitä ja energiaa kuluu valaistukseen ja muihin laitteisiin.

Ympäristökuormitusta, esimerkiksi ilmastovaikutuksia, voidaan minimoida huomioimalla ne tapahtuman suunnittelussa. Vaikka ilmastovaikutukset huomioitaisiin suurellakin painoarvolla, on todennäköistä, ettei kaikkia ilmastovaikutuksia voi välttää. Tai teknisesti voisi, mutta tapahtumasta tulisi suunnattoman kallis.

Ilmastonmuutos on globaali ongelma, jonka hillitsemisessä on olennaista tiedostaa, että jokainen vältetty hiilidioksiditonni on ilmastolle yhtä arvokas. Riippumatta siitä miten ja missä päästövähennys toteutetaan.

Päästövähennysten kustannuksissa on kuitenkin hurjia eroja. Siksi vähennykset kannattaa tehdä siellä, missä ne ovat edullisinta toteuttaa. Näistä syistä myös EU on valinnut jo 2000-luvun alussa keskeisimmäksi ilmastonmuutoksen hillintäkeinoksi päästökaupan, joka koskee n. 11 000 suurinta hiilidioksidin lähdettä Euroopassa. Päästökauppa koskee vielä toistaiseksi vain suuria pistemäisiä päästölähteitä (suomeksi siis niitä, joissa on iso savupiippu). Rajaus suuriin päästölähteisiin on tehty siksi, että päästökauppa perustuu tarkkaan viranomaisten ja todentajien valvontaan, ja suuria pistelähteitä on helpompi valvoa kuin esimerkiksi maatalouden päästöjä.

Yhteistyökumppanimme CO2Esto Oy on kuitenkin luonut myös pienemmille päästölähteille mahdollisuuden hyötyä suurten päästäjien päästövähennysten kustannustehokkuudesta. CO2Eston palvelun kautta ympäristötietoiset yksityishenkilöt, yritykset, kunnat ja yhdistykset voivat ostaa päästöoikeuksia pois EU:n päästömarkkinoilta, jolloin suurien päästölähteiden käytettävissä oleva kiintiö pienenee ja hiilidioksidipäästöt vähenevät siellä, missä niiden vähentäminen on kustannustehokkainta.

Vastaus otsikon kysymykseen on siis yksiselitteisesti kyllä ja vuoden 2018 alusta lähtien kaikki Funmedian tuottamat ovat hiilineutraaleja! Kustannustehokkaimmin hiilineutraalitapahtuma saavutetaan ottamalla ilmastoasiat huomioon tapahtuman suunnittelussa ja päästökaupasta ne päästöt, joiden välttäminen olisi liian kallista.

Kirjoittajana Reijo Karttunen
Funmedian ympäristötietoinen omistaja
0400 674 496
dino@funmedia.fi

FUNMEDIA ON HIILINEUTRAALI YRITYS

Me Funmedialla toteutamme asiakkaillemme vain hiilineutraaleja tapahtumia. Tuottamiemme tapahtumien lisäksi olemme kompensoineet koko yritystoiminnastamme kertyvät päästöt.